Qu’est-ce qu’une matrice RACI et comment l’utiliser dans votre gestion de projet ?

La matrice RACI est une méthode clé de gestion de projet qui vous aide à comprendre qui fait quoi sur un projet, ou dans un processus. Vous pouvez ainsi vous assurer que les délais sont respectés et que chacun connaît ses responsabilités. En définissant les tâches et fonctions spécifiques de chaque intervenant dans le projet ou le processus, la matrice permet d'éviter toute confusion et d'optimiser la communication.

Qu'est-ce qu'une matrice RACI ?

RACI est un l'acronyme en anglais de Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Si l'on devait traduire la matrice RACI en français cela donnerait : 

• R : Qui est chargé de réaliser la tâche ?
• A : Qui s’engage sur le parfait achèvement du processus ou d’une étape du projet ? (qui est la “tête à couper” si ça tourne mal)
• C : Qui peut apporter son expertise ?
• I : Qui doit être tenu informé pour exécuter une tâche en aval ?

Par exemple, disons que vous êtes chargé de créer une campagne de marketing. Vous pouvez créer une matrice RACI avec les colonnes suivantes :

Responsable : la personne qui exécute une tâche dans la campagne marketing.

Accountable : la personne qui s’engage sur le résultat de la campagne, et qui va être pénalisée si la campagne est un échec.

Consultée : la personne qui doit être consultée sur la tâche, par exemple, un expert SEA ou un expert SEO qui peut intervenir dans la campagne marketing.

Informé : Une personne qui doit être informée qu’une tâche est finie, et qu’elle peut faire sa tâche. Par exemple, dans la campagne marketing, le media buyer doit être informé qu’il peut paramétré la publicité lorsque le graphiste a sélectionné l’image.

Une matrice RACI se présente généralement sous la forme d'un tableau, avec les différentes tâches énumérées dans la partie gauche et les différents rôles dans la partie supérieure. Les cellules du tableau contiennent ensuite des informations sur le rôle spécifique de cette tâche.

Exemple de matrice RACI (ou table RACI) :

Remarque : on parle aussi parfois de matrice RASCI dans laquelle le "S" signifie "support". Il s'agit de la personne qui apporte son aide à la réalisation d'une tâche. Nous pensons que ce rôle est joué par un C, ou bien que si un support intervient, c’est pour exécuter une tâche, et donc qu’il vaut mieux faire apparaître cette tâche, avec un R. Nous conserverons donc l'acronyme RACI dans cet article.

Lors de la création d'une matrice RACI, il est important de garder à l'esprit les éléments suivants :

1. Soyez ferme : une matrice RACI sert à établir des rôles et responsabilités clairs et non ambigus. C’est un gain de productivité dans vos processus ou de réussite de vos projets. Cela veut dire que vous devez être intraitable quant à l’application des bonnes pratiques de RACI décrites plus loin dans cet article.

2. Soyez réaliste : la matrice doit refléter la réalité du projet et les capacités des membres de l'équipe. N'ajoutez pas de tâches ou de rôles inutiles simplement parce qu'ils semblent bons sur le papier.

3. Travaillez en équipe : établir un RACI est un compromis entre plusieurs points de vue. C’est aussi le reflet de décisions d’organisation prises par les managers de département, de business units, ou autres. Faire un RACI seul dans son bureau conduit inévitablement à l’échec. Faire un RACI en groupe de travail va plus vite, et s’appuyer sur les bonnes pratiques présentées dans cet article permet de réussir à chaque fois.

4. Utilisez un langage clair : utiliser les textes les plus simples possibles. Vous verrez dans les bonnes pratiques de RACI dans cet article que tout est fait pour éviter les flous et les incertitudes.

Les 4 étapes de création d'une matrice RACI pour votre processus ou votre projet.

1. Définissez d’abord le processus quel le RACI est censé s’appuyer. Un RACI n’existe pas sans processus. Vous devez d’abord décrire les bornes du processus (début / fin), les étapes du processus, et pour chaque étape du processus, les activités. Vous devez avoir une continuité des activités ou tâches au sein du processus, du début à la fin.

2. Définissez les rôles intervenant dans le processus. Vous verrez dans les bonnes pratiques de RACI dans cet article que certaines d’entre elles s’appliquent à la définition des rôles.

3. Définissez les responsabilités aux intersections des tâches et des rôles. On parle bien ici de mettre les R, les A, les C, et le I aux bons endroits. Et vous devez être très rigoureux dans l’application des bonnes pratiques de RACI écrites dans cet article.

4. Utilisez la zone “business rule”, ou “règle de gestion” pour apporter des compléments d’information sur une tâche, ou faire un renvoi à un document annexe.

5. Faites une revue du RACI avec les décideurs (en général les “A”). Ils doivent être conscients de la répartition des responsabilités dans le processus, et ils doivent la soutenir. S’ils ne sont pas d’accord, ils doivent le dire, et ils doivent alors donner leur vision. Mais attention, lorsqu’ils vous donnent leur vision, modifiez le RACI en appliquant les 9 bonnes pratiques de matrice RACI.

Les erreurs courantes à éviter quand on crée une matrice RACI.

Maintenant que nous savons comment créer une matrice RACI, examinons les erreurs courantes à éviter :

1. Vouloir à tout prix remplir toutes les cases de la matrice RACI. C’est une erreur très fréquente. L’auteur du RACI veut absolument remplir toutes les cases croyant supprimer toute ambiguïté. Mais en fait, cela rend la matrice RACI complètement illisible. Et des responsabilités attribuées de manière totalement artificielle. Il faut remplir seulement les responsabilités pertinentes.

2. Travailler seul et imposer le résultat. On l’a dit plus haut dans cet article, mais élaborer une matrice RACI seul vous emmène dans le mur. Faire une matrice RACI est techniquement simple. Vous verrez les 9 bonnes pratiques de RACI dans cet article. Mais pensez surtout qu’écrire une matrice RACI, c’est surtout trouver un accord sur une répartition des rôles et responsabilités dans un projet ou dans un processus. C’est donc une forme de contrat entre tous les acteurs.

3. Se montrer faible et accepter un consensus mou. Cette erreur tue le RACI dans l’œuf et le fait passer complètement à côté de son but. Accepter 2 R par tâche, c’est accepter qu’on ne sache pas qui fait quoi. Accepter un rôle général de type “équipe”, c’est refuser de donner le pouvoir à quelqu’un de précis. Faire un RACI clair demande du courage managérial et de la fermeté, tout en restant courtois.

4. Confondre les responsabilités. Lorsque vous faites un RACI, de nombreuses personnes travaillant avec vous vont manquer de courage, ou bien vont vouloir développer des rôles “big brother”, en cachant des responsabilités. Vous allez avoir des faux “I”, ou des faux “C”, qui cachent en fait des R, voire des A. Si vous vous laissez endormir par ces personnes, votre RACI risque de passer encore une fois à côté de son but. Le salut réside dans les 9 bonnes pratiques de RACI décrites dans cet article.

Vous l’avez compris si vous lisez attentivement cet article depuis le début... Faire un RACI, tout le monde peut le faire. De nombreux articles et tutos vous l'expliquent.

Mais faire “LE BON RACI”, celui qui enlève toute ambiguïté sur les rôles et responsabilité, ce n’est pas donné à tout le monde. 

Seul un auteur conscient des biais possibles, et courageux en face de ses collègues pourra arriver à ses fins.

Donc passons maintenant au détail de ces bonnes pratiques sur “comment rédiger une matrice RACI”.

BONNE PRATIQUE DE MATRICE RACI N°1: baser le RACI sur le processus

Retrouvez la pratique complète ici : https://youtu.be/pdbiKAPGgPc

Un RACI doit guider le lecteur. Les responsabilités doivent être facilement identifiables.

Le problème, c’est de savoir dans quel ordre ces responsabilités doivent apparaître.

Le plus simple, c’est de mettre les tâches dans la matrice RACI dans le même ordre que dans le processus.

Vous pouvez utiliser un outil de Business Process Management pour décrire vos processus, ou même votre processus projet.

Ces outils de Business Process Management gèrent le RACI en général.

Mais graphiquement, ce n’est pas très beau.

Pour vos premiers RACI, utilisez un bon vieux tableau Excel, ça marche tout aussi bien au début.

Mettez vos étapes de processus et les tâches dans l’ordre chronologique, dans les colonnes de gauche de votre RACI.

Regardez dans l’exemple de matrice RACI plus haut dans cet article comment nous avons représenté les étapes du processus et les tâches.
 
Voici maintenant 3 astuces pour que votre matrice RACI soit bien lisible.

Regroupez les lignes ayant les mêmes responsabilités.

Si vous avez les mêmes responsabilités, pour toutes les tâches dans une étape de processus de votre matrice RACI alors vous devez remonter les responsabilités au niveau de l’étape du processus et faire une seule ligne.

C’est exactement la même chose lorsque des tâches consécutives ont les mêmes responsabilités dans une étape de processus.

Pour que l’on comprenne bien ce qu’il y a à l’intérieur, nommez le groupe de tâches de manière correcte.

Diviser votre matrice RACI en sous-matrices RACI.

Un processus complexe peut contenir de nombreux rôles et étapes, ce qui peut rendre la lecture de la matrice RACI difficile. 

Pour simplifier la lecture, il est conseillé de diviser la matrice RACI en plusieurs parties (sous-matrices RACI), chacune correspondant à une phase ou un groupe d'étapes spécifique. 

Cela permettra de réduire la longueur de chaque partie et de réduire le nombre de rôles.

Ainsi, la matrice sera plus lisible. 

Il est important de maintenir l'ordre chronologique des sous-matrices RACI pour éviter la confusion.

Repérer les étapes parallèles.

Certains peuvent croire que la matrice RACI est incompatible avec les activités parallèles, mais c’est faux. 

En utilisant une vue graphique (flowchart) des activités, il est possible de repérer les activités parallèles dans la matrice RACI. 

Il est important de respecter le libellé des activités du flowchart pour que le lecteur puisse se repérer. 

Il est également possible de préciser dans les commentaires de la matrice RACI que certaines activités doivent être exécutées simultanément.

BONNE PRATIQUE DE MATRICE RACI N°2 : avoir des rôles non ambigus.

Retrouvez la pratique complète ici : https://youtu.be/qiaooCUDIR8

Un rôle mal défini, ou trop général dans la matrice RACI, et c’est tout le processus qui part de travers ou qui devient inapplicable.

Ça ne sert à rien de définir des rôles dans une matrice RACI si c’est pour laisser un flou et ménager les susceptibilités des responsables de service les moins courageux.

Alors que des rôles RACI bien définis, c’est l’opportunité d’allouer les bonnes responsabilités, au bon niveau sans ambiguïté.

Un rôle doit être attribuable à quelqu’un de bien identifiable dans l’organisation.

Ça veut dire qu’un rôle ne peut pas faire référence à une équipe, et encore moins à un comité.

Un rôle peut cibler une position dans l’organisation (faisant l’objet d’une job description), ou mieux, doit porter un libellé très clair dans le processus concerné.

Par exemple, dans le processus déviation : 

• Le rôle “Equipe d’investigation” n’est pas bon du tout, car “Equipe” regroupe plusieurs personnes.
• Le rôle “technicien qualité terrain” pour réaliser les investigations est valable, seulement si c’est toujours le technicien qualité terrain qui fait les investigations
• le rôle “investigateur” est très bien. Et plusieurs personnes de l’organisation peuvent se voir attribuer ce rôle (technicien qualité terrain, agent amélioration continue...)

Posez-vous toujours la question de l’ambiguïté possible sur les rôles, et soyez le plus clair possible.
 
Voici maintenant 3 conseils pour éclaircir les rôles dans vos matrices RACI.

Retirez les intitulés de postes ou de groupes dans vos matrices RACI.

Il est essentiel de définir les rôles de manière précise dans les matrices RACI en utilisant des intitulés de postes ou des noms de personnes plutôt que des noms d'équipe ou de fonction génériques. 

Ainsi vous saurez exactement qui est responsable de quoi et vous pourrez les contacter directement. 

Il est donc recommandé d'utiliser des rôles qui représentent des positions de l'organisation pour une meilleure clarté.

Une colonne, un rôle.

Il est important de clarifier les rôles en utilisant un seul rôle par colonne pour éviter les incertitudes sur la décision, l'exécution de la tâche et la responsabilité. 

Vous devez avoir le courage de clarifier les rôles pour éviter l'ambiguïté et éviter que le hasard pointe le bout de son nez.

Réduire le nombre de rôles dans vos matrices RACI pour avoir une approche basée sur les compétences.

Dans votre RACI, mettre un rôle spécifique pour chaque tâche est l’un des plus gros travers. 

Cela peut causer des difficultés pour gérer les compétences des employés et nécessiter un document supplémentaire pour établir une correspondance organisationnelle. 

Il est préférable de définir les rôles en fonction des compétences requises plutôt que de les dissocier en fonction des types de tâches. 

Ainsi vous pourrez : 

• gérer un pool de collaborateurs avec des compétences multiples,
• développer de nouvelles compétences,
• introduire de nouveaux types de tâches sans avoir à modifier la matrice RACI.

BONNE PRATIQUE DE MATRICE RACI N°3 : laisser des cases vides dans le RACI.

Oui oui, vous avez bien lu !

J’ai déjà abordé le sujet un peu plus haut dans cet article.

Qui a dit qu’il fallait remplir absolument toutes les cases d’une matrice RACI ?

Personne !

Regardez des exemples des RACI où tout est rempli, on n’y comprend rien !

Savoir comment remplir une matrice RACI, ça passe d’abord par savoir faire le tri entre ce qui est pertinent et ce qui ne l’est pas.

Si vous avez un RACI avec 8 rôles et 30 tâches, il est très très peu probable que les 8 rôles doivent avoir une responsabilité RACI sur toutes les tâches.

Alors, autorisez-vous à laisser des cases vides. Et mettez seulement les responsabilités pertinentes.

1 et une seule responsabilité par case, maximum.

Vous savez donc que vous pouvez laisser des cases vides.

En revanche, pour les cases que vous remplissez, vous ne devez mettre qu’une et un seule responsabilité pas case.

Mettre plusieurs responsabilités dans une même case revient à mettre de l’ambiguïté dans la table RACI.

Mettre une seule lettre par case oblige à avoir une responsabilité claire.

L’exception R+A dans la matrice RACI.

C’est la seule exception qui autorise d’avoir 2 lettres dans une même case du RACI.

Prenons l’exemple de l’étape “Réaliser les fondations” dans le processus de construction d’une maison.

Le géomètre est “R” d’implanter les chaises de démarcation.

Le terrassier est “R” de faire le trou.

Le maçon est “R” de ferrailler.

L’architecte est “R” de vérifier l’implantation et le ferraillage avant coulage.

Le maçon est “R” de couler le béton.

Mais pour l’ensemble, l’architecte est “A” que les fondations soient conformes et au bon endroit. Il est “A” sur toute l’étape de réalisation des fondations.

Et donc pour la tâche “vérifier avant coulage”, il est “R” et “A” dans la même case.

BONNE PRATIQUE DE MATRICE RACI N°4 : avoir un et un seul R par tâche.

Retrouvez la pratique complète ici : https://youtu.be/Gp2HWqaJgtc

Le responsable est la personne qui effectue réellement le travail et exécute chaque tâche. Il peut s'agir de vous ou d'un autre membre de l'équipe.

Si vous vous êtes déjà trouvé dans une situation où quelqu'un vous dit "Je ne savais pas que c'était à moi de faire ça", lisez la suite, car je vais vous montrer comment éviter ce problème à l'avenir. En définissant clairement les responsabilités, chacun saura quel est son rôle et personne ne marchera sur les plates-bandes des autres. Cela élimine également le risque que certaines tâches ne soient pas effectuées parce que personne n'a réalisé qu'il en était responsable.

Il peut être tentant, lors de la rédaction d'un diagramme RACI, de mettre deux "R" sur la même ligne. Par exemple, disons que deux personnes doivent approuver un document. Dans ce cas, vous mettrez un "R" pour l'assurance qualité et un "R" pour l'entreprise à côté de la tâche d'approbation du document"

Un autre exemple : si deux opérateurs doivent accomplir une tâche ensemble, vous inscrirez 2 R.

Cependant, le problème est que la responsabilité est diluée. Aucun des deux opérateurs ne se sent obligé de mener la tâche à bien puisqu'ils peuvent se renvoyer la balle.

Vous vous retrouvez avec un tableau RACI qui fait plus de mal que de bien à ce stade (et ce n'est justement pas le but).

Le "R" de RACI signifie responsable. Il s'agit de la personne qui exécute la tâche. En ce qui concerne l'approbation d'un document, il s'agirait de deux tâches distinctes, car il faut deux personnes. La personne du business approuverait la cohérence du contenu tandis que le responsable de la qualité approuverait la conformité aux normes et à la législation. 

Bien qu'ils soient tous deux nécessaires à l'approbation, ce sont bien deux tâches différentes.

Afin de prévenir toute confusion future, je vais partager avec vous 3 points importants pour faire preuve de courage, attribuer des responsabilités et créer des procédures limpides.

Un seul R par tâche RACI.

Ce n'est pas facile, mais c'est la seule façon d'avoir des responsabilités claires. L'exemple le plus difficile est celui des comités, qui sont simplement un groupe de personnes prenant une décision. La tâche est donc "prendre une décision", mais comme il ne devrait y avoir qu'un seul R par tâche (le contributeur), nous devons déterminer qui est ce "R" C'est là que vous devez habiliter quelqu'un à s'assurer que les décisions sont finalement prises. C'est tout l'intérêt d'avoir un seul "R".

Décomposer les tâches lorsqu'il y a trop de R.

Si vous voulez mettre plusieurs R sur une ligne, cela signifie que vos tâches ne sont pas assez détaillées. Par exemple, s'il y a une ligne vide. C'est parfois difficile à faire, car il faut connaître le détail des tâches à effectuer. Mais ce n'est pas toujours le cas lors de la rédaction d'une procédure. Parfois, les gens préfèrent écrire une tâche vague plutôt que de prendre le temps d'écrire une procédure précise. Je dis non à cela ! Il faut aller voir ce que les gens font vraiment.

Restez courageux.

Il est plus facile pour les gens de laisser quelque chose dans le vague que d'accepter la responsabilité, alors restez courageux.

Vous devrez vous battre souvent contre ceux qui trouvent mille raisons de mettre deux "R" sur une ligne.

BONNE PRATIQUE DE MATRICE RACI N°5 : avoir un et un seul “A” par étape du processus (voire pour tout le processus).

Retrouvez la pratique complète ici : https://youtu.be/nCyCF0LDk3Y

Comme on l’a dit plus haut, l’Accountable est le garant du parfait achèvement de la tâche ou du groupe de tâches. Et c’est la tête à couper si jamais quelque chose se passe mal.

C’est l’architecte dans l’exemple des fondations que je citais juste avant...

Cependant, je vous l'accorde, il n'est pas toujours facile de déterminer qui est accountable. Voici 3 conseils pour le faire correctement. 

Le périmètre d'action de l'accountable.

Le périmètre de l'accountable est un groupe de tâches qui permet d'avoir un gros livrable terminé.

Dans mon histoire de fondations de la maison, l’architecte est bien accountable sur l’ensemble des activités qui permettent d’avoir les fondations conformes et au bon endroit.

C'est vrai qu’être “accountable” est une grosse responsabilité.

Cependant tout fonctionnera bien mieux avec des A correctement définis, car vous aurez une seule et unique personne qui se préoccupera vraiment de la réalisation du tout.

Le pouvoir de décision de  l'accountable.

Votre accountable doit avoir un pouvoir de décision et doit être capable d'influencer les personnes qui font le travail.

Bien sûr ce n'est pas toujours simple, car vous devrez convaincre des personnes qui sont plus préoccupées par la politique et le paraître que par le fait de faire bouger les lignes et de rendre les processus performants.

Bien choisir l'accountable.

Vous devez toujours vous assurer que la personne accountable est la plus impactée par l'achèvement du projet. Dans mon histoire de piscine c'est bien l'architecte que je n'aurai pas payé si la piscine n'avait pas été construite correctement et au bon endroit. 

Souvent, la personne la plus impactée se trouve à la fin du processus.

C'est celle qui doit faire face à tous les problèmes qui surviennent en cours de route et doit justifier les mésaventures.

BONNE PRATIQUE DE MATRICE RACI N°6 : utiliser les "C" pour marquer une vraie contribution d’expert.

Retrouvez la pratique complète ici : https://youtu.be/cB548FcJVLo

Le "C" de "consulté" dans votre matrice RACI signifie que cette personne doit être consultée sur la tâche à accomplir.

Cette personne peut apporter une contribution précieuse et aider à garantir la réussite de la tâche.

Utilisez les C pour montrer un apport ponctuel d'expertise dans la matrice RACI.

L'utilisation des C dans la matrice RACI peut aider à montrer une contribution ponctuelle d'expertise. Cela peut être utile lorsqu'il y a un besoin de connaissances ou de compétences spécifiques.

En utilisant les C, on peut s'assurer que les intervenants dans le processus (ou les membres d’une équipe dans le contexte d’un projet) sont capables de travailler ensemble de manière efficace.

Si vous avez un R qui doit effectuer une tâche (comme rédiger un rapport), alors un rôle C peut intervenir et aider à la structure du rapport (ou donner son avis sur le contenu technique du rapport). Tout dépend du rôle. Je pourrais même avoir deux rôles C, l'un pour donner des conseils sur la structure, l'autre sur le fond.

Mais parfois, j'ai un rôle qui est C sur la moitié des tâches du RACI !

Est-ce que ce chapelet de C est vraiment représentatif d’une expertise ?

Couper les tâches en deux pour faire apparaître les R cachés dans les matrices RACI.

Imaginer deux personnes qui doivent approuver le rapport. L'une est approbateur métier et l'autre approbateur qualité. La meilleure façon de procéder est de créer deux lignes dans le diagramme RACI. Une ligne est destinée à "Approuver la cohérence et la véracité technique du rapport ». Cela signifie que le responsable opérationnel est chargé de l'approuver. L'autre ligne est destinée à "Approuver la conformité réglementaire du rapport" cela signifie que le responsable de la qualité est chargé de l'approuver.

Certaines personnes pourraient dire que l'ajout de lignes est une mauvaise chose, car il rend le RACI plus difficile à lire. Mais cela en vaut la peine, car cela permet de comprendre beaucoup plus facilement qui est responsable de quoi et qui accepte de faire quoi. Si vous utilisez le système RACI, il est important que les responsabilités soient claires, sinon ce système n'a aucun intérêt.

Utiliser la colonne commentaire de la matrice RACI pour expliciter la contribution du C.

C'est un excellent filtre !

Dans la colonne commentaire, ou “business rules”, ou “règles de gestion”, si vous n'êtes pas capable d'écrire en 10 mots la nature de l'expertise du C c'est que vous êtes certainement en présence d'un R déguisé, voire d'un A.

Dans ce cas vous n’avez plus qu’à clarifier cela.
 
 

BONNE PRATIQUE DE MATRICE RACI N°7 : utiliser le "I" pour informer les “R” des tâches suivantes. 

Retrouvez la pratique complète ici : https://youtu.be/_s9FastW_ig

Les tableaux RACI sont parfaits pour rédiger des procédures.

Mais j'ai remarqué que, parfois, une colonne ne contient que des "I" pour "informé". 

Récemment, cela m'est arrivé en examinant une procédure d'audit. Le comité de qualité était informé de tout, et la colonne ne contenait que des "I". 

En d'autres termes, quelqu'un vous observe en permanence : "big brother is watching you".

Voyons ensemble en 3 points le bon usage du "I" dans les matrices RACI.

On informe pour donner le "feu vert" dans les matrices RACI.

Le "I" de RACI est comme un bâton que l'on passe entre les coureurs d'une course de relais. 

Ce n'est pas les jumelles de l'entraîneur. 

Le "I" signifie "informé" .Cela veut dire que la personne qui a ce rôle sait que la tâche est terminée et qu'elle peut maintenant commencer sa propre tâche.

Dans le cas de la procédure d'audit, par exemple, la personne chargée de créer le programme d’audit doit l'envoyer à plusieurs autres personnes pour approbation. 

Le responsable de la qualité sera finalement chargé de cette tâche, mais différents rôles doivent d'abord valider le calendrier d'audit. Une fois qu'il a été approuvé, l'auditeur doit être informé qu'il peut commencer à se préparer pour le premier audit prévu. 

Par conséquent, nous leur donnerons un "I" dans la tâche "valider le calendrier". Le "I" représente une transmission d'informations - il s'agit essentiellement de leur donner le "feu vert" pour passer à la tâche suivante."

Combattre « Big Brother ».

Certaines personnes essaieront de vous faire mettre les rôles dans une colonne presque entièrement remplie de I.

Mais ne le faites pas ! 

Les personnes qui veulent que vous fassiez cela ont le problème de vouloir tout contrôler. Expliquez-leur gentiment qu'une procédure soutenant un processus n'est pas la même chose qu'un schéma de reporting.

Utilisez le I de RACI pour rationaliser vos notifications par courriel.

Si vous utilisez le I pour donner un GO, alors vous avez une grande opportunité lorsque vous faites un RACI. Vous pouvez l'utiliser pour modifier toutes les notifications automatiques de vos systèmes informatiques. Mettez les notifications automatiques uniquement pour les I que vous avez mis dans le RACI. De cette façon, vos équipes recevront moins d'e-mails automatiques et ceux qu'elles recevront seront plus pertinents pour elles.

BONNE PRATIQUE DE MATRICE RACI N°8 : les comités ne sont pas des rôles, mais des tâches.

Retrouvez la pratique complète ici : https://youtu.be/H0FijXuCd5M

Tout processus a besoin à certains moments de prises de décisions collégiales par un groupe de personnes.

Ce groupe de personnes est souvent regroupé dans un “comité de décision”.

Et l’erreur classique est de mettre ce comité en rôle dans le RACI.

Je dis erreur, car le problème est qu’on ne sait pas qui est le “comité”. 

Mettre un comité en rôle, ça contrevient à la bonne pratique n°2 sur la non-ambiguïté des rôles.

“Comité, c’est comme “Equipe”, on ne peut pas identifier une personne en particulier.

Il faut donc considérer les comités comme plusieurs personnes qui se rassemblent pour “décider de” quelque chose. Les membres doivent exécuter la tâche de “décider de”.

Et si on applique les bonnes pratiques concernant les R et le A, comme pour toute tâche, je dois avoir un et un seul R et un seul A sur cette tâche “décider de”.

Et comme pour toute tâche, vous pouvez définir plusieurs “C” qui apporte un avis éclairé.

Et c’est là où la difficulté commence, mais où les responsabilités se clarifient vraiment.

Vous devez définir :

• un R : c’est-à-dire celui qui aura le dernier mot sur la décision.
• un A : le chairman du comité qui s’assure que le comité fonctionne bien.
• les C : ceux qui participent au débat.
• les I : ceux qui attendent la décision du comité pour exécuter leurs tâches.

BONNE PRATIQUE DE MATRICE RACI N°9 : gérer les tâches à “R” multiples.

Cette dernière pratique est faite pour gérer des tâches qui peuvent être exécutées par plusieurs rôles dans un processus.

Par exemple, dans un restaurant, il y a la tâche d’exécuter la plonge.

Un soir, le plongeur est malade, et ne peut être là.

Le patron du restaurant n’a pas d’autre choix que de faire la plonge lui-même. Car le cuisinier n’a pas le temps, et les serveurs ne savent pas faire.

La question est alors “est-ce que le patron du restaurant est R de faire la plonge” ?

Est-ce que dans le RACI, je dois mettre R pour le patron et R pour le plongeur sur la tâche de faire la plonge ?

Non, évidemment, car on ne peut pas mettre 2 R sur une ligne.

Vous pouvez gérer ce cas de deux manières :

• Vous pouvez créer un rôle spécifique pour cette tâche, et vous dites que ce rôle peut être attribué à plusieurs personnes de l’organisation
• Vous faites porter le R sur le rôle de moindre séniorité, ou de moindre expérience. Par exemple, lorsque le patron fait la plonge, il agit en fait en tant que plongeur.

Il n’y a pas de solution parfaite.

Vous devez discuter en équipe pour savoir comment vous allez traiter le cas s’il survient.

Conclusion.

La matrice RACI est un bon outil à utiliser lorsque vous devez vous assurer que chacun sait de quelles tâches il est responsable, à la condition expresse que vous appliquiez les 9 bonnes pratiques de RACI évoquées dans cet article.

En utilisant une matrice RACI, vous pouvez éviter toute confusion et vous assurer que chacun sait qui fait quoi dans le processus ou dans le projet. 

En outre, l'utilisation d'une matrice RACI peut contribuer à rationaliser la communication entre les intervenants.

Je vous laisse ici mes 7 derniers conseils pour utiliser les matrices RACI de manière efficace :

1. Restez simple, mais soyez rigoureux et courageux.

2. Utilisez une matrice RACI pour clarifier les rôles et les responsabilités dans le processus ou dans votre projet.

3. Veillez à ce que chacun comprenne son rôle.

4. Assurez-vous que le RACI correspond à la réalité des tâches à réaliser. Cela permettra de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les attentes et les responsabilités. 

5. Utilisez une matrice RACI comme un outil efficace de communication, de collaboration et de prise de décision au sein de votre organisation. 

6. Mettez à jour régulièrement votre matrice RACI. Cela vous permettra de vous assurer qu'elle reste un outil efficace et pertinent pour votre équipe.

7. Les RACI se digitalisent très bien avec un outil de Business Process Management. Testez ces outils !

Partagez cet article avec vos équipes qui sont en charge de la documentation et de la formation. Faites-leur savoir que l'utilisation de la matrice RACI est un excellent moyen de transmettre des informations, d'améliorer la communication et de faire avancer les choses plus efficacement.

Si le sujet vous passionne alors vous pouvez accéder gratuitement sur notre site web à une partie de notre formation à la simplification Doc&training.