Enfin un système qualité simplifié !

Faites des procédures simples -
Séduisez les équipes - Faites des économies


  • LA CONFORMITÉ • AUGMENTÉE
  • VOS EQUIPES • EMBALLÉES
  • LA DOCUMENTATION • ALLÉGÉE

TROUVEZ-VOUS VOTRE DOCUMENTATION QUALITÉ SIMPLE ET EFFICACE ?

  • Trouver une information précise dans votre documentation qualité relève de la chasse au trésor ?
  • Une personne doit appliquer 50 à 100 procédures et instructions de travail à son poste ? Les retient-elle toutes ? tous les détails ?
  • Simplifier les procédures ressemble à un rêve, mais vous avez peur des réactions de l’auditeur-certificateur ?
  • Les nouveaux arrivants passent quelques semaines “au purgatoire”, à lire les procédures, avant de démarrer réellement leur job ?
  • Vous avez essayé des simplifications, mais le résultat est plus complexe qu’au départ ?
  • Au final, les couches continuent de s’empiler, et la vidéo risque d’être une couche de plus ?

3 ÉTAPES simpleS pour simplifier votre système qualité sans risquer votre certification

Revenez à la base : les processus et les activités

Pour que votre système qualité
se rattache à une réalité concrète, compréhensible par les équipes.

Ciblez les messages
par profil de collaborateur

Pour que chaque collaborateur
comprenne SON rôle dans les processus, et les instructions à SON poste.

Passez à la micro-documentation vidéo

Pour que chacun trouve rapidement l’instruction, le tuto, ou l’explication nécessaire, plus vite que sur YouTube !

Enfin une documentation simple, que tout le monde comprend

La documentation qualité vidéo devient une réalité, accessible.

Grâce aux méthodes de Sinfony, nous allégeons nos parcours d’intégration des nouveaux arrivants, et allons attaquer le reste de la documentation.

Logo Octapharma

Eric Penn, responsable processus et connaissance, Strasbourg (France)

Valérie Mathé, responsable qualité
Strasbourg (France)

Grâce aux instructions de travail vidéo “60 secondes chrono”, nous rentrons vraiment dans l’ère de la documentation moderne.

Logo RECIPHARM

Yves Buelens, Directeur Site, Kaysersberg (France)


Isabelle Burger, responsable formation conditionnement, Kaysersberg (France)

Grâce aux instructions de travail vidéo, nous pouvons intégrer sereinement 70 nouveaux collaborateurs lors du démarrage de notre nouveau bâtiment.

Logo GSK

Vincent Vandamme, Directeur qualité unité de production Vaccin (Belgique)

Simplifier les systèmes qualité ? un vrai sujet de conférence

Retrouver tous les principes du système documentaire simplifié grâce à la vidéo, dans cette conférence donnée par Olivier DEPARDIEU à l’A3P à Biarritz, en 2018.

L’A3P est l’association francophone des fabricants de produits pharmaceutiques en environnement stérile, environnement hautement documenté.

combien coûte VOTRE documentation inefficace ?

  • Le temps passé à chercher des informations qu'on ne trouve pas peut prendre jusqu'à 20 minutes par personnes et par jour.
  • La création anarchique de documents, et surtout la maintenant des documents existants coûte environ 3000€ par an et par document.
  • Les erreurs commises par des personnels ayant mal compris, ou pire, interprété les instructions représente 25% des erreurs. Et peut coûter la fermeture d'un site.
  • 20% à 25% de la masse salariale de l'entreprise est passée à "nourrir le monstre", si l'on compte les coûts de création, maintenance, et distribution documentaire, la formation qui découle des documents, et les systèmes informatisés.
  • Les systèmes de gestion documentaire représentent moins de 10% du coût total documentaire., moins de 2% de la masse salariale.
  • Une perte de certification parce que le système devient totalement hors de contrôle pourrait vous coûter beaucoup plus que vous ne l'imaginez !

Une documentation ciblée, flexible, au contenu attractif pour une performance terrain accrue

  • Des contenus découpés selon les processus et les activités, et les niveau logiques “pourquoi / quoi / comment”.
  • Des contenus au format vidéo, avec un format adapté à chaque niveau logique. Attention : le 100% vidéo n’existe pas, SURTOUT PAS !
  • Une fusion des contenus de documentation et de formation théorique, pour moins de charge cognitive sur les collaborateurs.
Formation GMP digitale
Manuel qualité simplifié
  • Une documentation débarrassée de tout le blabla lourd et inutile : un concentré de substantifique moelle
  • Des économies substantielles, permettant de ré-allouer des ressources sur des projets stratégiques et concurrentiels
  • Une image exemplaire du site renvoyée aux autorités et aux autres sites du Groupe.

DANS QUELS CAS passer à la documentation simplifiée ?

  • Vous préparez une certification ou son renouvellement
  • Vous développez une nouvelle activité de recherche, production ou ingénierie
  • Vous avez de nombreux nouveaux arrivants (internes, intérimaires, ou consultants)
  • Vous lancez des nouveaux produits sur le marché
  • Vous pensez changer de logiciel de GED (documentation), ou de LMS (formation)
  • Vous entamer un plan de fusion / acquisition, ou de transformation

Que contient VRAIMENT UNE DOCUMENTATION SIMPLIFIÉE ?

  • Des contenus en vidéos

A commencer par le Manuel Qualité ! Chaque chapître peut faire l’objet d’une vidéo, mais attention, le format technique de la cvidéo doit être adapté au type de contenu. Par exemple, l’engagement de la direction trouvera sa place en format “interview”.

Les processus, les procédures, les instructions de travail, 80% de vos contenus peuvent se mettre en vidéo.

Lisez cet article ici pour vous en convaincre :

https://toutes-les-videos-business.com/manuel-qualite/

  • Des contenus conçus pour captiver, à moindre coût
Pour être rentable et viable, votre projet de conversion à la vidéo doit s’inscrire dans une logique d’efficacité et de productivité.

Les méthodes des web-marketeurs, basées sur les neuro-messages, et nos méthodes de réalisation hyper-rapide de vidéos permettent d’être très productif dans la réalisation des contenus.

  • Des évolutions de compétences et d'organisation
Pour être rentable, un projet de conversion vidéo doit se voir avec une phase de transition, et d’acquisition de compétences.

Votre structure “département documentation” + “département formation”, héritée des années 80, va être chamboulée par cette révolution vidéo.

Nous serons là pour l’accompagner.

Comment PROCÉDER POUR SE LANCER ?

  • Définissez votre stratégie

Quels sont vos points durs aujourd’hui ? Les processus, les activités, les zones de l’organisation où vous avez le plus mal ? Où les risques sont les plus grands ?

  • Démontrez par un pilote étincelant

Avec notre aide, déroulez un pilote sur une des zones douloureuses.

Apprenez nos méthodes, formez-vous grâce à notre formation en ligne et nos interventions présentielles.

Embarquez les équipes, mêmes les plus réticentes…

Evaluez l’impact sur vos systèmes en place, et déterminez les points qui seront bloquants lors de l’implémentation.

Préparez un plan budget et une feuille de route réaliste, prenant en compte la conversion documentaire, mais aussi les évolutions d’outils, de compétences et d’organisation

  • Prouvez que ça marche ! Et continuez...

Mesurez l’impact terrain du pilote : impact quantitatif et qualitatif.

Evaluez l’effort total de conversion, inscrivez cela dans votre budget sur un, deux ou trois ans.

Et déroulez le projet en méthode agile, en pensant bien à changer les procédures maîtresses de la documentation et de la formation.

Logo Sinfony

"Supprimons les procédures textes
que personne ne lit
et les formations PowerPoint
que personne ne comprend
..."

Sinfony est crée en Mai 2017, sous l’impulsion d’Olivier DEPARDIEU, consultant international ayant près de 20 ans d’expérience en organisation et réorganisation de processus dans l’industrie pharmaceutique, du pétrole, et du nucléaire.

Constatant les désastres causés par les procédures et les formations inefficaces dans les grands groupes, Olivier est allé chercher de l’inspiration dans le monde inattendu des solo-preneurs du web marketing.

Olivier voulait comprendre comment de jeunes entrepreneurs du monde digital arrivaient à vendre des formations sur Internet. Quels mécanismes basés sur les neuro-sciences utilisent-ils ?

De là, après avoir compris ce monde-là, loin de l’ambiance feutrée de couloirs de l’industrie, Olivier lance des tests exploratoires dans l’industrie bancaire, et l’industrie du conseil pour utiliser les méthodes du web marketing pour les appliquer à la formation interne en grand groupe.

A mi 2018, Sinfony arrive dans le monde de l’industrie pharmaceutique.
Mi 2019, Sinfony lance un mastermind avec plusieurs laboratoires pharmaceutiques.
L’objectif ? Établir un nouveau standard de formation aux BPF, qui soit efficace, moderne, peu cher, adaptable par laboratoire, et extensible aux autres parties des BPF que la partie 1.

Défi relevé !

Aujourd’hui ce standard est disponible pour tous les laboratoires pharmaceutiques souhaitant enfin avoir une formation BPF attractive !

Pourquoi LE manuel qualité vidéo devient une réalité ?

Parce que vos procédures sont déjà obsolètes !

Qu'est-ce qui garantit que c'est efficace ?

Jeunes et moins jeunes ont tous au moins une fois utilisé YouTube.

C’est passé dans les mœurs. L’industrie est en retard par rapport à la société civile.

L’adoption par les utilisateurs est donc déjà intégrée, de fait ! elle est même plébiscitée.

De plus, la méthode de construction des contenus est basée sur le fonctionnement du cerveau. 

Étrange dans le monde de l’entreprise, mais une réalité dans notre approche, les messages contiennent donc une dimension émotionnelle forte.

Toutefois, cette construction des messages est subtile, indétectable pour les gens qui regardent les vidéos. Ils trouvent naturellement le message agréable, et le retiennent d’autant mieux.

Les procédures sont mieux intégrées, mieux comprises !

Que va dire l'auditeur en voyant mon manuel qualité simplifié vidéo ?

Le principe de base de toute norme est simple : documenter les processus et activités critiques, afin de les rendre reproductibles.

Cela induit le fait de former les gens aux activités mentionnées.

Aujourd’hui, avec vos procédures de 50 pages que personne ne lit, et vos formations PPT soporifiques que personne ne comprend, vous ne remplissez pas cet objectif.

Et si vous tentez de rajouter de la complexité avec de la réalité augmentée, ou réalité virtuelle, vous ne faites qu’aggraver le problème.

Notre démarche consiste à d’abord revenir au “besoin base 0”, et donc se préoccuper de ce que l’employé a réellement besoin pour travailler.

Cela pour qu’il ait une meilleure compréhension de ses activités, et une meilleure maîtrise.

Si les contenus sont explicites, exacts, au versioning contrôlé, à la diffusion maîtrisée, et la prise de connaissance certifiée, alors l’auditeur ne pourra qu’être d’accord avec vous.

Parce que vos enfants ne liront jamais vos procédures...

Le Cloud, les applications SAS, et l’internet très haut débit, ont permis des concentrations de moyens informatiques sans précédent.

Le moindre LMS est en Cloud aujourd’hui, pour quelques centimes par mois et par utilisateur.

Les logiciels permettent aujourd’hui de gérer des micro-contenus, incluant des cycles de revue et d’approbation, permettant aussi d’organiser des communautés de partage de contenus libres autour des contenus officiels à diffusion contrôlée.

Le frein reste aujourd’hui en partie dans le conservatisme des directions informatiques, qui doivent composer avec la cybersécurité, le coût complet des v-logiciels déjà achetés, l’amortissement des licences…

Parce que les technologies sont disponibles, et ne coûtent plus rien.

L'informatique coûte moins de 10% du coût total de votre documentation aujourd'hui

Le Cloud, les applications SAS, et l’internet très haut débit, ont permis des concentrations de moyens informatiques sans précédent.

Le moindre LMS est en Cloud aujourd’hui, pour quelques centimes par mois et par utilisateur.

Les logiciels permettent aujourd’hui de gérer des micro-contenus, incluant des cycles de revue et d’approbation, permettant aussi d’organiser des communautés de partage de contenus libres autour des contenus officiels à diffusion contrôlée.

Le frein reste aujourd’hui en partie dans le conservatisme des directions informatiques, qui doivent composer avec la cybersécurité, le coût complet des v-logiciels déjà achetés, l’amortissement des licences…

La vidéo non-plus ne coûte plus rien ou presque

Le moindre smartphone permet aujourd’hui de faire des vidéos de très bonne qualité pour des tutos de production.

Ou même des explications de concepts ou de procédures, grâce à des outils comme notre vidéomaton (voir ici, la vidéo de notre société soeur PitchBar).

Le montage s’externalise très bien, et les logiciels sont aussi simplifiés.

Le vrai coût de la vidéo n’est plus dans sa technologie, mais dans la pertinence de son contenu.

Un contenu non pertinent, réalisé sans méthode de conception adaptée ne représente qu’un coût, et aucun bénéfice.

A vous, donc, de comprendre les méthodes de conception de contenus efficaces, et peu coûteuses.

Parce qu'améliorer la documentation et la formation est le projet LEAN le plus rentable qu'il reste à faire dans une entreprise industrielle aujourd'hui

Je croyais que c'était la transformation digitale ?

La transformation digitale de la chaîne du consommateur au consommateur est effectivement la disruption la plus rentable qu’on peut trouver dans l’industrie.

Il suffit de voir Amazon pour s’en rendre compte.

Mais même Amazon a des salariés, qui doivent appliquer des procédures, des instructions de travail, et être formés.

Même lorsque plein de petits robots parcourront allègrement les couloirs de nos usines, nous aurons des personnes pour les programmer, les améliorer, et les réparer.

Ces gens là devront appliquer des procédures, et être formés.

Passer au manuel Qualité Simplifié Vidéo sera toujours un projet rentable, avec un fort impact sur les marges, et sur la culture de l’entreprise.

Et passer au manuel qualité vidéo est une partie de votre transformation digitale. Quand l’attaquez-vous ?

Quel est l'impact sur mon organisation si je passe au manuel Qualité Simplifié Vidéo

C’est une très bonne question, car elle porte une grande part d’humanité.

Aujourd’hui, vous avez des gens, 20% de votre effectif en équivalent temps plein, qui passent du temps à gratter du papier, et à essayer d’apprendre aux autres à en décoder le contenu.

Alors, oui, quand nous vous aurons prouvé que 70% de ce que font ces gens n’apportent que peu de valeur (mais pas parce qu’ils le font mal, juste parce que les méthodes sont obsolètes), et que vous aurez compris la puissance de la fusion du contenu de documentation et de formation, là, vous aurez à vous poser des questions.

Vous aurez des choix à faire. Des choix courageux peut-être, mais des choix de manager responsable.

Votre département documentation et votre département formation fusionneront peut-être… Ou pas… Vous aurez des mouvements de personnel, ou pas… Ce sera à vous de choisir la manière dont vous allez utiliser les gains que vous allez faire.