J'ai vu de tout :
- des tables avec des R à toutes les cases,
- des tables avec 3 lignes seulement,
- des tables RACI complètement dans le désordre.
Pour éviter cela, commençons par rappeler un basique.
Un RACI sert à décrire qui fait quoi dans les activités.
Un RACI est donc en théorie censé suivre un ordre chronologique des activités.
Cet ordre vient de la description des processus.
Alors pour avoir un RACI pertinent il faut remettre les choses à l’endroit.
Il faut décrire un processus avec les bonnes frontières de début et de fin.
C’est d’ailleurs sujet à discorde entre les départements.
J’y reviendrai dans un prochain article.
Ensuite vous devez décrire l'enchaînement des étapes dans l'ordre chronologique.
Une fois que vous avez ça, il vous reste à mettre les responsabilités pour chaque tâche de manière très scolaire.
Attention aux R et aux A.
Vous pouvez consulter les articles dédiés sur le blog :
3 astuces pour définir le rôle de l’accountable (ou qui doit devenir la tête à couper)
3 points importants pour faire enfin des procédures claires.
Certains logiciels de Business Process Management (BPM), vous permettent même de visualiser les RACI directement si vous paramétrez les responsabilités.
Mais graphiquement, ce n’est jamais très satisfaisant.
Un bon vieux tableau Excel fonctionne bien mieux, parce qu'on peut y fusionner les cellules.
Voyons maintenant 3 astuces pour que votre matrice RACI soit lisible.
Gagnez du temps en lisant notre sommaire :
1. Fusionnez les lignes de même responsabilité.
Dans votre RACI, pour une étape de processus, vous allez possiblement avoir toujours les mêmes responsabilités, pour toutes les tâches.
Si c'est le cas, alors remontez les responsabilités au niveau de l'étape du processus et faites une seule ligne.
Cela signifie que toutes les responsabilités sont les mêmes pour toutes les tâches.
Vous pouvez aussi le faire si plusieurs tâches consécutives dans une étape de processus ont les mêmes responsabilités.
Il faut alors nommer convenablement le groupe de tâches pour qu'on comprenne bien ce qu'il y a dedans.
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2. Segmenter votre RACI en sous-RACI.
Il se peut que votre processus soit long, qu'il contienne beaucoup de phases et d'étapes, et donc encore plus de tâches.
De ce fait, il risque de contenir une vingtaine de rôles, voir plus !
Par nature, du fait même de sa construction, une matrice RACI contient beaucoup de vide, c'est ce qui fait qu'il est lisible.
Ainsi, pour en simplifier la lecture, faites par exemple une table pour chacune des phases du RACI, voire pour une série de 3 à 4 étapes.
Chaque partie sera plus courte, mais contiendra aussi moins de rôles, et sera donc plus lisible.
En revanche, laissez bien les sous-RACI dans l'ordre chronologique du processus, sinon ça va être un sacré bazar à lire.
3. Identifiez les étapes parallèles.
On m'a souvent questionné sur cette notion, en m'opposant que le RACI n'était pas compatible avec le concept d'activités parallèles.
C'est faux !
En fait, c'est tout à fait adapté.
À quel endroit voit-on que les activités sont parallèles ?
Eh bien dans le flowchart des activités, dans la vue graphique.
Dès lors, dans votre RACI, si vos lignes d'activité respectent bien le libellé des activités du flowchart, alors il n’y a pas de problème et le lecteur saura se repérer.
Si nécessaire, vous pouvez aussi préciser dans le commentaire de l'activité mise en seconde position dans le RACI qu'elle doit être exécutée concomitamment à la première.
4. Le mot de la fin.
Partagez cet article avec vos équipes qui sont en charge de la documentation et de la formation.
Vérifiez avec eux qu'ils font bien des RACI qui suivent la chronologie des processus, et qu'ils font des RACI lisibles.
Sur notre site web, vous pouvez accéder gratuitement à une partie de notre formation à la simplification Doc&training.
Alors rendez-vous de l'autre côté !