Vous avez déjà entendu ça :
C’est pas moi, c’est lui…
Je ne savais pas que c’était à moi de faire cette tâche ?
Avouez que c’est rageant.
Alors que faire pour ne plus jamais l’entendre ?
Comment avoir des responsabilités claires ?
Comment être sûr qu’aucun collaborateur ne se marche sur les pieds ?
Et surtout comment s’assurer que certaines tâches ne tombent pas aux oubliettes parce que personne ne s’en occupe ?
Si vous vous êtes déjà posé l’une de ces questions alors, continuez votre lecture parce que je vais vous montrer comment éclaircir tout ça.
Quand vous rédigez un RACI, vous êtes parfois tenté de mettre 2 « R » sur une même ligne.
Je vous donne un exemple :
Imaginez que deux personnes doivent approuver un document.
Ainsi, dans la tâche « approuver le document » vous mettez 1 R pour l’assurance qualité et 1 R pour le business.
Un autre exemple :
Lorsque deux opérateurs doivent faire une tâche ensemble, comme un vide de ligne, alors vous mettez 2 R.
Le problème c'est que lorsque vous faites ça vous ne responsabilisez pas les gens.
Chaque opérateur peut renvoyer la balle à l’autre et on tourne en rond.
Vous vous retrouvez avec un tableau de RACI qui va à l’encontre du but initial.
Au lieu d’avoir des responsabilités claires et précises, elles sont ambiguës et floues laissant place à une interprétation bancale qui permet aux gens de se dédouaner.
Dans une matrice RACI « R » pour « Responsable » signifie : celui qui exécute la tâche.
On parle bien ici d’une seule tâche.
Or, dans le cas de l’approbation d’un document par deux personnes, il s’agit de deux tâches distinctes.
La personne du business approuve la cohérence du contenu, alors que la personne de la qualité approuve la conformité avec les standards et la loi.
Il s’agit bien de deux tâches différentes.
Dans l’exemple du vide de ligne, j’ai un opérateur principal et un opérateur assistant.
L’opérateur principal est Responsable, et l’opérateur assistant contribue,
il est « C ».
Ou alors, ils sont chacun responsable d’une partie de la machine.
Le premier opérateur est responsable du vide de ligne sur l’amont de la machine, et le deuxième sur l’aval.
Pour clarifier tout ça une bonne fois pour toutes, je vais vous partager 3 points importants pour vous montrer courageux, définir qui est responsable de quoi et faire enfin des procédures claires.Gagnez du temps en lisant notre sommaire :
Un seul et unique R par tâche dans la matrice RACI.
Alors oui c’est dur, mais c’est le seul moyen d’avoir des responsabilités claires.
L’exemple le plus dur est celui des comités qui n’est rien de plus qu’un ensemble de personnes qui se réunissent pour prendre une décision.
La tâche est donc « prendre une décision ».
Mais comme on ne doit avoir qu’un seul R par tâche dans la matrice RACI, et que les autres sont C, pour contributeur, il faut déterminer qui est ce « R ».
C’est là qu’il faut avoir le courage d’y aller et de donner le pouvoir à quelqu’un pour garantir que les décisions soient enfin prises.
Voilà tout l’intérêt de ne mettre qu’un seul « R ».Retrouvez également le contenu de cet article sur notre chaîne YouTube, et abonnez-vous 👍
Détaillez les tâches quand vous avez trop de R dans la matrice.
Si vous êtes tenté de mettre plusieurs R par ligne, c’est que vos tâches ne sont pas assez détaillées.
Comme dans notre exemple du vide de ligne.
Une fois de plus c’est parfois difficile parce qu’il faut connaître le détail des tâches à faire.
Ce n’est pas toujours le cas quand on rédige une procédure.
Souvent, plutôt que de prendre le temps de faire une procédure précise, on préfère mettre une tâche globale en disant : « ils se débrouilleront bien sur le terrain ».
Eh bien, je vous dis NON.
Une attitude fuyarde ne marchera pas.
Cette fois encore, il faudra du courage pour aller voir ce que font vraiment les gens.
Évangéliser les moins courageux.
Vous l’avez bien compris.
Il vous faut des coucougnettes de 30 kilos pour faire une matrice RACI claire.
Une fois réussi, il faudra encore se battre contre tous ceux qui n’ont pas votre courage et qui trouveront toujours mille raisons pour mettre 2 R sur une ligne.
Évidemment c’est toujours plus facile de laisser du flou que de rendre les gens responsables.
Alors, ne lâchez rien.
Continuez à être courageux, car vous allez devoir évangéliser les gens autour de vous.
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Le mot de la fin.
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À tout de suite,