Nous sommes mercredi, il est 10h37.
Votre téléphone sonne.
C’est la prod qui vous informe que l’assurance qualité à bloqué une production.
Aussitôt, il faut convoquer l’ingénierie, la maintenance, la qualité, l’amélioration continue et l’équipe du projet du nouveau bâtiment pour une réunion de crise.
Mais qui est la prod ?
Qui faut-il inviter pour l’ingénierie, la maintenance et la qualité ?
Et l’équipe projet, ils viennent tous ensemble ?
On ne connaît pas toutes ces personnes ?
C’est un peu confus…
Vous êtes face à quelque chose de courant dans les entreprises :
des rôles mal définis,
des fonctions nommées comme s’il s’agissait de personnes physiques.
C’est le chaos.
Définir des rôles génériques dans les RACI reste quelque chose de très confortable pour les auteurs de procédures.
Ils peuvent se donner l'impression et donner l'impression aux autres qu'ils travaillent.
Ils ont la fierté d'avoir fait approuver une nouvelle procédure.
Mais dans le fond, ça reste un bordel absolu.
Et derrière le confort inconscient d'entretenir le flou, se cache en fait un manque de courage tout aussi inconscient.
Clarifier les rôles d'un RACI pour avoir des responsabilités non ambiguës demande du courage managérial.
Il faut aller se confronter aux guerres de pouvoir.
Il faut aussi aller se confronter aux périmètres de responsabilité, à l'attribution des lignes hiérarchiques, directes et indirectes.
Bref… il faut du courage.
Dans mon exemple du début :
- remplacez prod par superviseur de la ligne.
- remplacez qualité par technicien qualité de la zone.
- remplacez maintenance par tech maintenance de la zone.
- remplacez équipe projet du nouveau bâtiment par responsable des équipements du nouveau bâtiment...
Ainsi vous saurez parfaitement avec qui vous devez faire votre réunion de crise.
Les enjeux d'une définition claire des rôles sont colossaux :
- en termes de réactivité,
- en termes de justesse des décisions à prendre,
- en termes performance des processus, tout simplement.
Voyons maintenant 3 astuces pour clarifier les rôles que vous mettez dans votre matrice RACI.
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Gagnez du temps en lisant notre sommaire :
1. Supprimez les noms de fonction, ou les noms d’équipes dans vos matrices RACI.
Qui est "équipe qualité" ?
Qui est "équipe maintenance" ?
On ne sait pas alors que "Technicien qualité de la zone", ou "technicien maintenance de l’équipement", je sais exactement qui c'est !
Je peux mettre un nom, et un téléphone dessus !
Donc efforcez-vous de mettre des rôles qui représentent des positions de l'organisation, ce sera plus simple.
2. Un seul rôle par colonne dans votre RACI.
J'ai vu des RACI avec "Head of Quality" et "Head of Manufacturing » dans la même colonne...
On appelle ça un fauteuil pour deux.
Ce n’est pas clair.
Qui décide ?
Qui fait la tâche ?
Qui est accountable ?
Un coup l'un, un coup l'autre ?
À la loterie, à la roulette russe, au choix en fonction du sens du vent ?
Ayez le courage de clarifier ça, et mettez un seul rôle par colonne.
3. Limiter le nombre de rôles dans vos RACI au profit d'une approche par les compétences.
Dans les matrices RACI, un des plus gros travers est de mettre un rôle dédié à chaque tâche.
En gros, le rédacteur rédige, le reviewer revoit, l'approbateur approuve…
Très bien, mais on fait quoi avec ça.
Si vous faites ça, vous serez obligé d'avoir une matrice de correspondance organisationnelle et donc un document de plus.
Si je prends un exemple chez nous, dans notre RACI sur le processus de vente et création de formation digitale,nous avons un rôle qui est créateur de contenu.
Mais nous n’avons surtout pas dissocié ce rôle de créateur de contenu en fonction des types de contenus.
Nous gérons ce rôle avec une liste de compétences attendues.
De plus, il y a une compétence par type de contenu.
On peut alors gérer un pool de créateurs de contenus, développer la polycompétences, et introduire de nouvelles modalités de contenus sans modifier le RACI.
4. Le mot de la fin.
Pour finir, je voudrais partager avec ce lien sur les comités : 3 BONNES RAISONS POUR LESQUELLES VOUS DEVEZ VIRER LES COMITÉS DE VOS RACI.
Vous pouvez partager cet article avec vos équipes en charge de la documentation et de la formation.
Vérifier avec eux que les rôles dans vos RACI soient clairs et non-ambigus.
Vous pouvez aussi sur notre site web accéder gratuitement à une partie de notre formation à la simplification Doc&training.
Alors rendez-vous de l'autre côté !
À bientôt !