Si je vous dis :
Chapitre 1, objectif du document.
Chapitre 2, périmètre.
Chapitre 3 glossaire.
Chapitre 4, rôles et responsabilités.
Chapitre 5 étapes de la procédure.
Etc.
Peut-être que ça vous rappelle quelque chose ?
Qui a dit qu'une procédure devait faire 30 pages ?
Doit-on vraiment respecter cette structure archaïque ?
Les procédures telles qu'on les connaît sont nées en 1987 avec l'avènement de la norme ISO 9000.
C'est le fameux : "je décris ce que je fais, je fais ce qui est décrit".
C'est là que les entreprises ont commencé à écrire des procédures pour se faire certifier au regard de cette norme qualité.
Mais le problème est qu'on a vu apparaître de plus en plus de procédures avec toujours plus de contenu.
Suite à ça, les logiciels de gestion électronique de documents ou GED ont vu le jour, pour gérer tous ces documents.
Puis la norme ISO 9000:2000 est arrivée en commençant à parler de processus, pour essayer de ranger tous ces contenus dans un ordre qui fait sens.
Avec l'avènement de la gestion par les processus, des outils de Business Process Management ont vu le jour, soutenus par la norme BPMN.
Le problème de tout ça, c'est qu'on ne fait qu'empiler des documents encore et encore.
Imaginez Michel, une personne lambda qui prend son poste et se retrouve aujourd'hui avec 150 procédures à lire à son poste de travail, en industrie pharmaceutique.
Si chaque procédure fait entre 15 et 50 pages, Michel a donc 4000 pages à lire environ pour apprendre à faire son job.
Chez Sinfony, nous pensons qu'il est grand temps de changer tout ça.
Vous pouvez faire des procédures si tant est que vous en ayez encore besoin.
Voici donc 3 astuces pour faire des procédures efficaces de 5 pages.
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Gagnez du temps en lisant notre sommaire :
1. Garder seulement le "qui fait quoi" dans les SOP (procédures).
Après avoir analysé des tonnes de documents, nous avons diagnostiqué que l'information présente dans les documents peut être triée selon la méthode QQOQCCP (qui, quoi, où, quand, comment, combien, pourquoi).
Nous avons remarqué une nette majorité de "pourquoi" et de "quoi" dans les documents.
La raison est simple.
Au fil du temps, les procédures sont devenues des déversoirs à savoir.
Des sortes de Wikipédia pour experts qui ont utilisé les procédures pour stocker leur savoir à l'écrit à défaut d'autres moyens.
Ainsi, dans les procédures, vous avez beaucoup de contenu qui n'est rien d'autre que de la connaissance, du savoir.
Dans les procédures, vous avez également beaucoup de "comment".
À l'heure du tutoriel Marmiton ou YouTube, le "comment" écrit dans les procédures, est vraiment daté et inefficace.
Dans vos procédures, vous avez aussi des références à des limites inférieures ou supérieures pour des paramètres, ou bien des valeurs cibles pour ces mêmes paramètres.
C'est totalement inutile !
Mettez plutôt ces limites dans les dossiers de traçabilité comme les dossiers de lots en pharma, et c'est OK.
C'est d'autant mieux que notre employé Michel saura au moment de se lancer quelle est la valeur cible attendue.
Alors...virez le "combien"!
Je pourrai rentrer dans le détail et vous parlez aussi du "où" et du "quand", mais l'article deviendrait inutilement long.
Je pense que vous avez compris l'idée.
Gardez seulement le "qui fait quoi" dans vos procédures.
2. Faites une procédure par processus.
J'ai souvent vu des procédures sur des micro périmètres.
Cette pratique amène à multiplier le nombre de procédures inutilement.
En revanche, faire une procédure par processus réduit fortement le nombre.
Comme vous concentrez la procédure sur "qui fait quoi", quelques pages suffisent à décrire un processus entier.
3. Utiliser des graphiques et des tableaux dans les SOP.
Si une procédure explique "qui fait quoi" tout au long d'un processus alors, faites une procédure qui contient le flowchart du processus et une table de responsabilité sous forme de tableau RACI.
À ce propos, vous pouvez retrouver la série sur les bonnes pratiques de RACI sur notre chaîne YouTube en cliquant ici et sur le blog par ici.
4. Le mot de la fin.
Avec ces 3 astuces, votre procédure ne fera que quelques pages seulement, en remplacement de nombreuses procédures de plusieurs dizaines de pages chacune.
Si le sujet vous intéresse, vous pouvez également jeter un œil à notre article sur le système qualité SOP-less qui abandonne complètement la notion de procédure.
Pour finir, je vous donne le lien vers notre formation gratuite à la simplification documentaire.
À bientôt.