Dans ce projet qui a duré 4 mois, nous devions aider notre client à simplifier la documentation de son bureau d’ingénierie.
Le bureau intervient dans le monde pharmaceutique : il conçoit les bâtiments de production de produits biotechnologiques.
Cependant, le terme bâtiment regroupe l’enveloppe, les équipements de fabrication, et les équipements d’utilité (eau, gaz, électricité)
Retrouvez le résumé du projet en vidéo ici :
Avant de simplifier la documentation, faisons le tri…
Le bureau d’études utilise plusieurs profils de documentation :
- La documentation des standards techniques, comme par exemple, les centrales d’air, ou bien les autoclaves, ou encore les centrales d’eau.
- La documentation du processus projet, par phase (étude de faisabilité, avant-projet sommaire, avant projet détaillé…)
- Des procédures générales du service : prise de congés, remboursement des notes de frais…
En fait, cette analyse a montré par exemple que la documentation des standards était utilisée dans plusieurs documents destinés aux fournisseurs à différentes phases du projet.
Par exemple, les spécifications standards des centrales d’air se retrouvent dans les cahier des charges, puis dans les documents contractuels.
Alors, il est nécessaire de se poser la question des risques d’incohérence d’un document fournisseur à l’autre. Et de la maintenance à jour de ces informations.
La documentation projet ne répond pas tout à fait aux mêmes règles. Cependant, certains éléments de documentation se retrouvent à toutes les phases du projet.
De la documentation à la gestion de contenus…
Notre analyse préalable a permis de voir qu’il fallait gérer l’information de documentation à la maille du bloc d’information plutôt que la maille du document.
En fait, ce concept s’appelle la gestion de contenu. Un contenu est à l’image d’une brique de Lego, et un document est un assemblage de briques. La brique est réutilisable d’un document à l’autre. Et si la brique change, elle peut, si on le souhaite, se changer automatiquement dans tous les documents qui la contiennent.
C’est très intéressant ! Car si l’on revient sur les spécifications des centrales d’air, elles se décomposent en une dizaine de standards. Et si l’on veut rédiger des documents fournisseurs, par exemple un cahier des charges, on peut si on le souhaite reprendre les 10 standards, ou bien n’en retenir que 5 ou 7. En fait, tout dépend de la configuration de la future installation.
De la même manière, à l’étape de faisabilité, on va peut-être rédiger des document seulement avec 5 des 10 standards. Puis aux phases d’après, les documents contiendront peut-être 9 standards sur les 10, et un spécifique.
La gestion de contenu offre une très grande flexibilité et permet une grande rigueur, tout en assurant une productivité importante dans la gestion de la documentation.
Et si on fusionnait documentation et micro-learning ?
Dans notre projet, nous avons aussi travaillé à la montée en compétence des ingénieurs. En effet, comment faire pour que les ingénieurs aient une meilleure connaissance des standards et des procédures projet ? Et donc, que les projets soient mieux maîtrisés dans leur triangle coût – qualité – délai.
L’organisation de la documentation en contenu permet de glisser des contenus multimédias, notamment vidéo.
Par exemple, dans la rubrique des contenus associés aux centrales d’air, nous avons imaginé un ensemble de vidéo présentant :
- la politique générale du bureau d’études en matière de centrale d’air
- les principes clés de dimensionnement d’une centrale d’air dans un contexte pharmaceutique
- les catégories de centrales d’air
- une ou plusieurs vidéos expliquant les standards dans le détail
Pour les procédures par phase de projet, là encore, des vidéos explicatives des phases, ou bien des tutos expliquant chaque outil à utiliser à chaque phase sont nécessaires.
Toutes ces vidéos peuvent rentrer dans des parcours de micro-learning, qui dépendent du profil des ingénieurs (séniorité, et champ de compétence technique).
L’intérêt majeur de cette approche est de faire du 2 en 1. En effet, il n’y a plus la documentation d’un côté, et la formation de l’autre. Tous les contenus sont faits pour être compris et digérés facilement.
Les outils informatiques pivots du système : CMS-LMS
Pour soutenir cette approche, il est nécessaire de s’équiper de deux outils clés :
- Un gestionnaire de contenus (exemple : Quark Entreprise Solutions)
- Un LMS (learning management system) supportant le micro-learning, et idéalement, sur terminal mobile).
Notre client n’était pas équipé de ces outils-là, ce qui n’a pas permis d’aller jusqu’au bout de la démarche.
Toutefois, il a pris des options permettant d’approcher la solution recommandée. Il a fait évolué une solution combinée SharePoint – Excel pour gérer les contenus. Côté learning, il va continuer d’utiliser le LMS dont il disposait déjà.
Quelques chiffres
Nous avons réalisé ce travail en 4 mois. Une vingtaine d’interviews de personnes clé a été réalisée, ainsi que quelques réunions de travail.
Notre travail a permis de réduire de 6 à 1 le nombre de procédures de gestion de la documentation au sein du bureau.
Et les gains ?
A terme, les gains à attendre sont très importants :
- Réduction du coût total de possession des bâtiments et procédés de fabrication : plusieurs dizaines de millions d’euros par an
- Réduction du risque réglementaire que peuvent générer des standards différents d’un site à l’autre
- Augmentation de la productivité des ingénieurs (meilleure formation, intégration plus rapide des nouveaux, relations simplifiées avec les sous-traitants, application de standards sur étagère plutôt que réinvention de la roue)