Repenser l’intégration des nouveaux arrivants avec l’onboarding digital

L’intégration réussie – ou onboarding – est essentielle pour toute entreprise.

Elle contribue à l’engagement des employés et a un impact considérable sur la fidélisation.

Les études montrent qu’un processus d’onboarding bien conçu a le plus grand impact sur la fidélisation des employés et met les nouveaux employés sur la voie de la réussite. Une mauvaise expérience d’intégration peut avoir des conséquences financières importantes pour une entreprise.

RÉUSSIR L’ACCUEIL DES NOUVEAUX ARRIVANTS

L’Onboarding RH définition

L’onboarding RH (Ressources Humaines) désigne le processus par lequel une entreprise accueille et intègre un nouvel employé dans son environnement de travail. Ce processus vise à faciliter la transition du nouvel employé, à lui fournir toutes les informations nécessaires sur l’entreprise, et à l’introduire à ses nouvelles fonctions et à l’équipe avec laquelle il va travailler.

L’objectif principal de l’onboarding RH est de rendre le nouvel employé opérationnel et productif le plus rapidement possible, tout en s’assurant qu’il se sente accueilli, valorisé et engagé dans sa nouvelle position. Cela comprend souvent des éléments tels que la présentation des politiques de l’entreprise, la formation aux outils et systèmes utilisés au travail, la rencontre avec les collègues et les supérieurs, ainsi que l’acclimatation à la culture de l’entreprise.

Un bon processus d’onboarding peut considérablement améliorer la satisfaction et la rétention des employés, réduire le turnover et augmenter la productivité globale de l’entreprise.

La difficulté de réussir un Onboarding

Réussir un onboarding peut présenter plusieurs défis, en particulier dans un environnement de travail en constante évolution. Voici quelques-unes des difficultés les plus courantes :

1. Manque de préparation et de ressources
2. Communication insuffisante
3. Surcharge d’information
4. Intégration culturelle
5. Engagement des managers
6. Suivi et feedback
7. Personnalisation
8. Technologie et outils
9. Savoir mesurer l’efficacité

Gartner constate que les nouveaux embauchés ne sont pas toujours sûrs d’eux dans leurs nouvelles fonctions.

L’étude indique que 46 % des nouveaux employés ne referaient pas le même choix et que 38 % d’entre eux ont l’intention de quitter leur nouveau poste dans les 12 mois. Ils constatent également que le coût pour une entreprise de trouver un nouvel employé a radicalement augmenté de 26 % entre 2015 et 2017, alors que le coût global de l’embauche avait déjà augmenté de 18 %.

Une étude récente de Glassdoor montre qu’un programme d’intégration bien conçu améliore la rétention des nouveaux employés de 82 % et leur productivité de 70 %.

Glassdoor a également constaté que :

« les programmes d’intégration les plus efficaces s’appuient sur des outils d’apprentissage avancés pour permettre la réussite à la demande plutôt que de s’appuyer uniquement sur l’apprentissage en classe. Ces entreprises sont 300 % plus satisfaites que leurs homologues moins performantes de la technologie qu’elles utilisent pour soutenir leurs programmes d’intégration, ce qui se traduit par des gains significatifs en termes de délai d’acquisition des compétences et de fidélisation des nouveaux employés ».

L’apprentissage digital est une méthode qui a déjà fait ses preuves. C’est celle que nous utilisons avec succès chez Sinfony

L’utilisation de l’eLearning pour renforcer votre processus d’onboarding des nouveaux employés peut vous aider à faire les choses correctement à chaque fois avec un message cohérent dans le contenu, des processus automatisés et des données riches. Vous pouvez même contacter les nouveaux employés avant qu’ils ne commencent à travailler grâce à des applications mobiles pour leur souhaiter la bienvenue dans l’entreprise dès qu’ils l’acceptent.

l’apport de l’onboarding digital

Onboarding digital définition

L’onboarding digital désigne le processus d’intégration et d’accueil des nouveaux utilisateurs ou employés dans un système, une application ou une organisation via des moyens numériques. Ce processus vise à familiariser les nouveaux venus avec l’environnement de travail, les outils numériques, les procédures et la culture de l’entreprise de manière efficace et engageante.

L’onboarding digital peut inclure l’utilisation de tutoriels en ligne, de vidéos explicatives, de webinaires, et de plateformes d’apprentissage automatisées pour permettre une prise en main rapide et efficace des outils et des ressources disponibles.

Les avantages évident d’une digitalisation onboarding

La question de la digitalisation est souvent posée. Pourtant la digitalisation de l’onboarding présente plusieurs avantages significatifs pour les entreprises et les nouveaux employés :

1. Efficacité accrue : La digitalisation permet de standardiser et d’automatiser plusieurs aspects de l’onboarding, réduisant ainsi le temps nécessaire pour l’intégration des nouveaux employés. Cela permet aussi de minimiser les erreurs administratives.
2. Accessibilité améliorée : Avec un onboarding digital, les nouveaux employés peuvent souvent commencer leur formation avant même leur premier jour officiel, et ce, de n’importe où, ce qui est particulièrement avantageux pour les équipes distantes ou en télétravail.
3. Suivi et personnalisation : Les plateformes numériques permettent de personnaliser les parcours d’intégration en fonction des besoins spécifiques de chaque employé, tout en facilitant le suivi de leur progression et l’évaluation de leur compréhension.
4. Engagement des employés : Un onboarding digital interactif et bien conçu peut augmenter l’engagement des employés dès les premières étapes, en leur donnant un sentiment d’appartenance et en les motivant grâce à des outils dynamiques et interactifs.
5. Réduction des coûts : En diminuant le besoin d’interactions en personne et de matériel imprimé, les coûts associés à l’onboarding peuvent être significativement réduits.
6. Consistance et conformité : La digitalisation assure que tous les employés reçoivent les mêmes informations et formations, contribuant à l’uniformité de l’expérience d’onboarding et aidant à respecter les normes légales et les régulations internes.
7. Adaptabilité et mise à jour facile : Les contenus digitaux peuvent être facilement mis à jour ou modifiés pour refléter les changements dans les politiques de l’entreprise ou dans la réglementation, garantissant que l’information reste actuelle.

6 CONSEILS POUR AMÉLIORER L’ACCUEIL DES NOUVEAUX ARRIVANTS GRÂCE à un parcours onboarding diGital

Nous décrivons ici six conseils simples pour bénéficier des modules d’apprentissage en ligne percutants pour l’accueil des nouveaux arrivants.

N’oubliez pas qu’il ne s’agit là que d’une partie du puzzle : pensez également aux outils d’apprentissage social pour offrir une expérience complète.

Il est également utile d’exploiter des activités en dehors du L&D traditionnel, comme l’acquisition de talents.

Des méthodes créatives d’intégration des nouveaux employés peuvent même s’étendre à la phase de recrutement et de sélection. Où les recrues potentielles se rendent-elles pour savoir ce que c’est que de travailler avec vous, par exemple ?

Un bon cours d’apprentissage en ligne offre la possibilité d’une expérience d’enseignement beaucoup plus passionnante et mémorable que de remettre à un nouvel employé une série de documents ou de lui demander de lire le site web de l’entreprise. Si vous souhaitez mettre en place un programme d’intégration ou si vous êtes impliqué dans la conception d’un tel programme, permettez-moi de vous faire profiter de mon expérience grâce à ces six conseils.

• Si vous rédigez un cours d’intégration, n’oubliez pas qu’il ne s’agit probablement que d’une partie d’un processus d’intégration plus large. Il est essentiel que vous vous renseigniez sur la manière dont les employés sont accueillis actuellement ; le cours peut remplacer une partie existante du processus ou constituer une ressource supplémentaire. Comme pour tout autre cours, comprenez les objectifs de l’entreprise et votre public.

Parlez-en avec les responsables de l’acquisition des talents, les responsables de l’embauche, le service informatique et toute autre personne impliquée dans la préparation des nouveaux employés pour qu’ils réussissent. Qu’est-ce que les nouveaux employés sont censés savoir et/ou être capables de faire après avoir suivi ce cours ?

S’adresser aux personnes les plus directement concernées par la formation. Parlez aux nouveaux embauchés pour connaître leurs plus grandes craintes au début et ce qu’ils espèrent apprendre d’un cours d’intégration. Découvrez quelle(s) partie(s) du processus les apprenants aiment et n’aiment pas, et pourquoi, et utilisez ces informations au profit de votre cours.

En bref, faites d’abord vos devoirs !

Au minimum, un cours d’intégration doit viser à.. :

• Faire en sorte que les nouveaux employés se sentent les bienvenus
• Donner une bonne première impression de l’organisation
• Expliquer la marque, la culture et les valeurs (renforcées par le ton et les éléments visuels du cours).
• Expliquer ce que l’on attend des employés en termes de comportement acceptable, de politiques pertinentes et de principes fondamentaux du manuel de l’employé.
• Expliquer le fonctionnement des choses, par exemple : Où se trouve la cafétéria ? Quel est le code vestimentaire ? Comment réserver mes congés ?
• Les aider à comprendre leur place dans l’organisation
• Faire en sorte qu’ils se sentent enthousiastes quant à la manière dont leur rôle/contribution peut faire la différence

PERSONNALISER L’EXPÉRIENCE D’APPRENTISSAGE

Ceux d’entre vous qui ont un penchant pour le « vintage » comprendront la joie de recevoir une « mixtape » en cadeau de la part d’un ami ou d’un partenaire.

Il s’agit d’une liste de chansons, chacune d’entre elles ayant été choisie parce qu’elle représente quelque chose pour vous.

De la même manière, une bonne expérience d’intégration doit être adaptée aux besoins de l’apprenant. Ce qui constitue une information essentielle pour un nouvel employé peut être sans intérêt pour un autre qui occupe une fonction différente. Tout le monde doit connaître l’histoire et les valeurs de l’entreprise, mais tous ont-ils besoin de connaître le processus de passation des marchés ? Ou, plus important encore, ont-ils besoin de connaître ce processus au cours des premiers jours ou des premières semaines de leur emploi ?

N’enseignez que ce qui est utile et essentiel ; ne submergez pas les nouveaux employés d’informations non pertinentes ou « bonnes à savoir ». Pour ce faire, vous devez en savoir le plus possible sur eux. Quels rôles joueront-ils dans l’entreprise ?

Quelles sont les informations qu’ils doivent connaître pour y parvenir ? Essayez également de laisser une certaine flexibilité et autonomie aux apprenants pour qu’ils puissent entrer et sortir du cours. L’apprentissage ne se fait pas toujours à partir d’un bureau, alors comment pouvez-vous aider les employés qui ont des fonctions mobiles ?

Les modules d’apprentissage en ligne doivent être regroupés dans des plans d’apprentissage et des listes de lecture adaptés à chaque fonction et à chaque individu.

Soyez attentif à la courbe d’oubli – près de 75 % de ce qui est appris sera oublié dès le lendemain et l’onboarding contient souvent beaucoup d’informations ! Utilisez la pratique espacée pour étaler l’apprentissage dans le temps et donner à vos nouveaux employés la possibilité d’appliquer ce qu’ils ont appris avant d’en apprendre davantage.

EXPLOITER LES RESSOURCES EXISTANTES

Ne réinventez pas la roue si ce n’est pas nécessaire. De nombreuses entreprises disposent de nombreuses informations utiles sur leur site web ou leur intranet que vous pouvez réutiliser, par exemple une animation ou une vidéo de l’entreprise, ou un lien vers des ressources communes telles que l’histoire de l’entreprise ou des organigrammes.

Bien que vous souhaitiez que la formation initiale soit un point de référence complet pour les nouveaux employés, réfléchissez aux informations essentielles et aux domaines dans lesquels vous pensez pouvoir apporter le plus de valeur ajoutée. Utilisez votre temps et votre budget pour trouver des moyens créatifs de présenter ces informations, plutôt que de simplement répéter ce que les apprenants peuvent lire sur le site web. Par exemple, plutôt que de répéter une politique RH sur le harcèlement ou la discrimination dans vos modules de conformité, vous pourriez utiliser des scénarios immersifs pour montrer des exemples quotidiens de la façon dont ces problèmes peuvent se produire sur le lieu de travail, leurs conséquences et leur impact – et ce que le personnel devrait faire pour aider à la prévention.

GARDER LES PIEDS SUR TERRE – ENCOURAGER LA NARRATION

La chose la plus utile et la plus mémorable que vous puissiez offrir à un nouvel employé est probablement un bon conseil de la part de quelqu’un qui sait. Les employés actuels ont un aperçu de la vie professionnelle au sein de l’entreprise qu’il est impossible de glaner en lisant un site web. Exploitez cette ressource en incluant des histoires ou de courtes séquences vidéo de collègues qui sont passés par là, que ce soit pour illustrer les meilleures pratiques acquises au fil des ans ou pour prêcher l’avertissement de « la fois où tout a mal tourné pour moi ». Il est également judicieux d’inclure un message de bienvenue de la part d’une personne clé au sein de l’organisation et de terminer par un message de bonne chance ou un message rassurant.

Un exemple particulier qui a bien fonctionné est la mise en place d’une « chasse au trésor » où les nouveaux membres de l’équipe doivent interviewer et poser certaines questions à des employés sélectionnés. Le gagnant de ce jeu est celui qui donne les meilleures réponses en un minimum de temps. Cela encourage toutes sortes d’engagements et permet aux nouveaux employés d’apprendre à connaître le personnel en place. Les questions doivent être relativement ouvertes et ne pas se limiter à des réponses noires ou blanches.

Par exemple, les questions doivent être relativement ouvertes et ne pas se limiter à des réponses blanches ou noires :

Trouvez quelqu’un dans cette organisation qui y travaille depuis plus de 10 ans et demandez-lui comment elle a évolué pendant cette période.

Trouvez une personne qui gère la fonction « X » et demandez-lui comment elle contribue à la stratégie et au succès de l’entreprise.

IMPLIQUER LE RESPONSABLE DU RECRUTEMENT

Le niveau d’engagement du responsable du recrutement est l’aspect le plus important de l’intégration des employés.

Pour retenir les nouveaux talents, il faut que le nouvel embauché se sente accueilli, soutenu et stimulé dès les premiers jours. Pour cela, il ne suffit pas de laisser des bouteilles d’eau de marque sur leur bureau !

Envisagez de développer des programmes de formation en ligne non seulement pour les nouveaux employés, mais aussi pour les responsables du recrutement. Ces formations peuvent être dispensées au cours de la procédure d’entretien. En règle générale, ces programmes comprennent une formation aux compétences non techniques visant à faire adhérer le nouvel employé aux valeurs et à la culture de l’entreprise. Ils devraient également inclure des outils pratiques que le responsable du recrutement peut utiliser pour garantir une bonne expérience d’intégration des nouveaux employés dans son équipe.

Il peut s’agir d’un kit d’intégration pour les nouveaux employés ou d’une liste de contrôle pour l’intégration des employés (par exemple, « Appelez votre nouvel employé une semaine avant son entrée en fonction » ou « Demander à un « copain » de l’accueillir pour le déjeuner le premier jour »).

ACCUEILLIR LES NOUVEAUX EMBAUCHÉS AVEC UN PRÉ-BOARDING

L’intégration peut commencer avant le premier jour. Le passage d’une organisation à une autre peut être une période stressante et les individus ont besoin d’espace pour décompresser et se préparer à leur nouveau rôle. Souvent, les individus peuvent se sentir anxieux face à l’inattendu.

Vous pouvez les aider en vous assurant qu’ils savent qu’ils sont attendus et bienvenus dans leur rôle. Envoyez-leur à l’avance un contenu court, facile et jamais obligatoire. Il peut s’agir d’e-mails personnels du responsable du recrutement ou de vidéos enregistrées par le PDG expliquant la culture de l’entreprise. Ou, avec des applications d’apprentissage agiles, un accès précoce à des modules d’apprentissage en ligne dans votre système de gestion de l’apprentissage ou votre plateforme d’expérience d’apprentissage, ou même un accès à une application mobile sur leur propre appareil.

ÊTES-VOUS D’ACCORD AVEC L’APPRENTISSAGE EN LIGNE ?

Les meilleures expériences d’intégration des employés sont engageantes et jamais accablantes.

Elles donnent au nouvel employé les informations dont il a besoin pour travailler, la certitude qu’il a pris la bonne décision et un véritable sentiment d’enthousiasme pour sa nouvelle organisation.