Simplifiez votre documentation : 3 astuces pour sortir du chaos et propulser votre entreprise vers le succès.

Allez, aujourd'hui, on se dit franchement les choses…

Votre documentation est de mauvaise qualité.

J'ai dit cette phrase à une cliente lors du lancement d'un projet.

Elle ne me croyait pas, car elle mettait tout son cœur pour mettre à jour les documents.

Malheureusement, mes paroles, bien que vraies, l'ont beaucoup vexée.

Ensuite, nous avons réalisé le projet.

Plus d'un an après, c'est elle qui m'a avoué :

Olivier, tu sais quoi, mes documents étaient vraiment mauvais.

En effet, des documents modifiés tous les 4 mois, si ce n'est pas une mauvaise documentation, je ne sais pas ce que c'est.

Le problème des personnes comme notre cliente est qu'elles sont dans une routine.

Les responsables de la documentation font ce qu'on leur a appris, c'est-à-dire sans méthode solide, en utilisant simplement le bon modèle, la bonne police de caractères, les bons en-têtes et pieds de page.

Pensant bien faire et y mettant tout leur cœur, ils créent des documents.

Mais le résultat est clair.

4 modifications par an !

Comment peut-on en arriver là ?

Je ne peux pas imaginer que le processus de production soit si instable qu’il nécessite 4 modifications par an.

Il y a autre chose.

Et cette autre chose, c'est que la documentation ne couvre que 50% de ce que Michel, l'opérateur, doit connaître.

Ainsi, Michel fait des erreurs en inventant des gestes non décrits.

Les erreurs entraînent des écarts, des enquêtes, des CAPA…

STOP !

Arrêtons ce massacre.

Regardez dans cette vidéo combien cela vous coûte : https://youtu.be/UsYh-Mvhn_A

Vous avez créé un monstre, tout simplement.

Un trou noir.

On y met de l'énergie, mais rien n'en ressort.

Je reviens sur la raison pour laquelle vos documents ne couvrent que 50% de ce que Michel doit connaître.

C'est parce que vos documents sont organisés par thème (opérations, qualité, EHS, standards de performance...) et non par activité (préparer un isolateur, régler une machine de conditionnement...).

Ainsi, quand Michel doit apprendre une activité, il doit lire au moins 4 documents, voire plus, et ces documents laissent des lacunes, des zones d'activité non décrites.

En résumé, un gruyère...

Voici donc 3 astuces pour remédier à l'instabilité documentaire, boucher les trous dans la raquette, et casser la spirale manque d'information - déviations - CAPA - modification de document.

1. Analyser la fréquence des déviations d'origine Doc&training.

C'est la première étape.

Prenez vos listes d'écarts et allez au-delà de "Michel a commis une erreur".

Déterminez précisément si les erreurs sont dues à des lacunes dans les procédures et les instructions.

Repérez les zones de documentation les plus incomplètes, les moins bien réalisées, bref, là où Michel est le plus laissé à lui-même.

Sur ces zones, calculez le T.E.D., le Taux d'efficacité documentaire.

Je vous remets le lien ici pour le calculer : https://youtu.be/NUyjBnyySso

Il est fort probable que le taux de couverture critique du TED sur ces zones d'activités présentant de nombreuses déviations soit faible.

Dans ce cas, vous avez trouvé une source d'amélioration ici.

2. Décrivez les activités avec une approche processus.

Décrivez les processus, puis les diagrammes d'activités.

Si vous ne savez pas par où commencer, contactez-nous, nous viendrons vous former, réaliserons les premiers processus avec vous, et vous serez prêt à continuer.

C'est facile !

Lorsque vous décrivez les activités, vous représentez un continuum ; il ne peut pas y avoir de lacune.

Une fois les activités décrites, rassemblez toutes les règles de qualité, EHS, performance applicables à une activité et intégrez-les dans l'instruction de travail de l'activité.

Là encore, vous réduisez la taille des lacunes.

Grâce aux astuces 1 et 2, le TED va augmenter.

Vous décrirez davantage et surtout mieux, ce qui permettra de limiter considérablement la spirale manque d'information - déviations - CAPA - modification de document.

Mais il est important d'aller plus loin avec l'astuce suivante.

3. Refusez les modifications de procédures ou d'instruction qui n'ont pas assez d'impact.

La plupart du temps, les responsables de procédures pensent qu'en ajoutant une phrase dans leur procédure, celle-ci sera suivie à la lettre.

Cependant, souvent, l'ajout concerne du savoir général, de la connaissance, ou une règle déjà existante dans une autre procédure.

En somme, cela existe déjà.

Il suffit simplement de faire les rappels appropriés pour couvrir le point sans modifier les documents.

De plus, nous savons tous que l'ajout d'une ligne dans une procédure sert davantage à se donner bonne conscience et se protéger lors d'inspections qu'à autre chose.

Ainsi, le véritable enjeu n'est pas la modification de procédure, mais l'amélioration des compétences de Michel, l'opérateur, sur l'activité où il a commis l'erreur.

Cela implique également d'aller plus loin dans les détails de l'organisation et la planification du travail, ainsi que de mettre en place des poka-yoké, des détrompeurs sur les équipements ou dans les logiciels.

En bref, la modification documentaire rapide est une solution de facilité.

Refusez donc cette facilité qui n'a aucun impact réel et concentrez-vous vraiment sur l'environnement de travail de Michel.

4. Le mot de la fin.

Partagez cette vidéo avec vos équipes qui sont en charge de la documentation et de la formation.

Repérez vos zones à forte instabilité documentaire, calculez un TED et commencez à refuser les modifications de procédures pour convenance. 

Vous pouvez aussi sur notre site web accéder gratuitement à une partie de notre formation à la simplification Doc&training.

Alors rendez-vous de l'autre côté !

À bientôt !