
Allez, aujourd'hui, on se dit franchement les choses…
Votre documentation est de mauvaise qualité.
J'ai dit cette phrase à une cliente lors du lancement d'un projet.
Elle ne me croyait pas, car elle mettait tout son cœur pour mettre à jour les documents.
Malheureusement, mes paroles, bien que vraies, l'ont beaucoup vexée.
Ensuite, nous avons réalisé le projet.
Plus d'un an après, c'est elle qui m'a avoué :
Olivier, tu sais quoi, mes documents étaient vraiment mauvais.
En effet, des documents modifiés tous les 4 mois, si ce n'est pas une mauvaise documentation, je ne sais pas ce que c'est.
Le problème des personnes comme notre cliente est qu'elles sont dans une routine.
Les responsables de la documentation font ce qu'on leur a appris, c'est-à-dire sans méthode solide, en utilisant simplement le bon modèle, la bonne police de caractères, les bons en-têtes et pieds de page.
Pensant bien faire et y mettant tout leur cœur, ils créent des documents.
Mais le résultat est clair.
4 modifications par an !
Comment peut-on en arriver là ?
Je ne peux pas imaginer que le processus de production soit si instable qu’il nécessite 4 modifications par an.
Il y a autre chose.
Et cette autre chose, c'est que la documentation ne couvre que 50% de ce que Michel, l'opérateur, doit connaître.
Ainsi, Michel fait des erreurs en inventant des gestes non décrits.
Les erreurs entraînent des écarts, des enquêtes, des CAPA…
STOP !
Arrêtons ce massacre.
Regardez dans cette vidéo combien cela vous coûte : https://youtu.be/UsYh-Mvhn_A
Vous avez créé un monstre, tout simplement.
Un trou noir.
On y met de l'énergie, mais rien n'en ressort.
Je reviens sur la raison pour laquelle vos documents ne couvrent que 50% de ce que Michel doit connaître.
C'est parce que vos documents sont organisés par thème (opérations, qualité, EHS, standards de performance...) et non par activité (préparer un isolateur, régler une machine de conditionnement...).
Ainsi, quand Michel doit apprendre une activité, il doit lire au moins 4 documents, voire plus, et ces documents laissent des lacunes, des zones d'activité non décrites.
En résumé, un gruyère...
Voici donc 3 astuces pour remédier à l'instabilité documentaire, boucher les trous dans la raquette, et casser la spirale manque d'information - déviations - CAPA - modification de document.
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1. Analyser la fréquence des déviations d'origine Doc&training.
Prenez vos listes d'écarts et allez au-delà de "Michel a commis une erreur".
Sur ces zones, calculez le T.E.D., le Taux d'efficacité documentaire.
Je vous remets le lien ici pour le calculer : https://youtu.be/NUyjBnyySso
Il est fort probable que le taux de couverture critique du TED sur ces zones d'activités présentant de nombreuses déviations soit faible.
Dans ce cas, vous avez trouvé une source d'amélioration ici.
2. Décrivez les activités avec une approche processus.
Décrivez les processus, puis les diagrammes d'activités.
Là encore, vous réduisez la taille des lacunes.
Grâce aux astuces 1 et 2, le TED va augmenter.
Mais il est important d'aller plus loin avec l'astuce suivante.
3. Refusez les modifications de procédures ou d'instruction qui n'ont pas assez d'impact.
En bref, la modification documentaire rapide est une solution de facilité.
4. Le mot de la fin.
Partagez cette vidéo avec vos équipes qui sont en charge de la documentation et de la formation.
Vous pouvez aussi sur notre site web accéder gratuitement à une partie de notre formation à la simplification Doc&training.
Alors rendez-vous de l'autre côté !
À bientôt !