Dans ce projet qui a duré quelques semaines, nous devons aider le client à déployer une procédure supply chain harmonisée à l’échelle mondiale. Le scope est l’approvisionnement des matières premières, depuis la planification des commandes fournisseurs, jusqu’à la livraison des matières en bord de ligne de production. 12 sites dans le monde sont concernés.
Les enjeux se chiffrent en millions d’euros de stock à économiser, et une adhérence planning production améliorée. Donc un « delivery rate » amélioré aussi.
Retrouver le résumé du projet dans la vidéo ici :
Processus supply chain vidéo versus procédure supply chain ?
Pour élaborer les procédure supply chain harmonisée, nous espérions partir en bottom-up, à partir des documents terrain existants.
Le périmètre englobe 12 sites dans le monde. Lorsque nous avons commencé notre travail, nous avons essayé d’inventorier les procédures traitant du sujet de l’approvisionnement des matières premières.
En fait, il y en avait tellement qu’il était impossible de toutes les référencer avec certitude. Donc, impossible a priori de déployer une procédure harmonisée en bottom-up.
Nous avons donc choisi une approche top-down, basée sur une approche processus. Nous avons délimité les bornes du processus qui nous intéressaient :
- en amont : les prévisions de ventes convertis en plans de production tirée et les plans de production sur stock
- en aval : les matières sont disponibles en quantité, qualité, et temps souhaités au bord de la ligne de production dans les bâtiments sur les 12 sites.
Nous avons ensuite identifié les grandes étapes de cette partie du processus supply chain, 8 au total. La première étape est la conversion des plans industriels en plans d’approvisionnement et échéanciers de commandes fournisseurs. La dernière étape est la livraison des matières en bord de ligne.
Cette vision high level du processus est fondamentale pour commencer un alignement des pratiques : on parle ainsi tous le même langage, et sur un même périmètre. Le terrain de jeu est délimité.
Nous nous sommes bien gardé à ce stade de décrire la procédure supply chain. C’était trop tôt…
Identifier les rôles dans le processus supply chain
Nous avons ensuite identifié 15 acteurs, des rôles, qui interviennent tout au long du processus supply chain.
Avec les mêmes méthodes que les Youtubeurs ou les publicitaires, nous avons ensuite identifié le contexte, les motivations et les peurs de chaque rôle. Ce point est fondamental pour la construction du microlearning.
Détaillons un peu ces points :
- Le contexte : quel âge ? Quel sexe ? A quoi ressemble une journée type de l’acteur ? Quel poids le processus supply chain représente-t’il dans ses activités quotidiennes ? Quelles pressions s’exercent au moment où l’acteur exerce ses activités ?… Soyez créatif pour déterminer précisément l’état d’esprit dans lequel l’acteur se trouve au moment où il doit exécuter ses tâches dans le processus.
- Les motivations : pourquoi l’acteur exécuterait-il ses tâches correctement ? Quelle gratification personnelle en retire-t’il ? Quelle émotion positive cela engendre ?
- Les peurs : de quoi l’acteur peut-il avoir peur, personnellement, en cas d’erreur ou de retard dans l’exécution des tâches ?
En fait, les deux derniers points, évidents dans le monde du marketing et de la publicité, sont particulièrement difficiles dans le monde feutré de l’entreprise. On n’ose pas aller imaginer les émotions de joie ou de peur provoquées par des tâches quotidiennes. Pourtant, si vous voulez que votre microlearning et votre procédure aient de l’impact, vous devez passer par là.
Nous avons ensuite consacré nos efforts sur 4 rôles en particulier. L’approche 20/80 nous guide dans ce choix : quels sont les 20% de rôles qui font 80% des actions et de la performance du processus.
Etablir la pyramide des contenus par rôle
Voilà une autre clé contre-intuitive ! En effet, nous n’avons pas fait une vidéo présentant la procédure supply chain. En fait, nous avons fait plusieurs vidéos selon la hiérarchie suivante :
- Une vidéo présentant l’importance de cette partie du processus chain pour chacun des acteurs et pour l’entreprise.
- Une vidéo présentant l’ensemble des 8 étapes du processus, les 10 règles d’or, et les 3 indicateurs clé de performance.
- Ensuite, la différenciation comme à se faire par rôle, avec une vidéo présentant la procédure supply chain vue de chacun des rôles :
- La vidéo insiste sur les interfaces entre les rôlesPour les rôles intervenant dans les étapes aval, la procédure est présentée en vidéo, dans le sens aval-amont. Cela leur permet de comprendre d’où peuvent venir les problèmes qu’ils subissent en bout de chaîne.Pour les rôles intervenant dans les étapes amont, la procédure est présentée en vidéo, dans le sens amont-aval. Cela leur permet de prendre conscience de leur impact sur l’ensemble de la chaîne.
- Enfin, pour chacun des rôles, une série de vidéo d’exécution montre comment utiliser les outils informatiques (SAP) ou logistiques (scanner,…)
Publier les contenus dans le LMS
Ici, nous avons rencontré une limite à notre travail. Idéalement, les contenus vidéos, associés aux exercices, auraient dû être approuvés comme des procédures classiques. Ils auraient dû être ensuite publiées dans le LMS (learning management system), avec un parcours d’apprentissage par rôle.
Mais les outils informatiques de notre client n’ont pas le niveau de maturité nécessaires pour réaliser cette dernière étape. Pourtant, elle reste fondamentale ! Grâce à cette étape, nous pouvons fusionner procédure et parcours d’apprentissage. Donc, simplifier la documentation, et donc faciliter l’exécution !
Notre travail a permis de mettre ces points en lumière et de prendre les bonnes décisions sur les évolutions à venir.
Quelques chiffres
Nous avons réalisé ce travail en quelques semaines, avec des experts du processus supply chain. De leur côté, chaque expert a passé une à deux journée de travail avec nous.
Nous avons pu produire une vingtaine de vidéos, pour 4 rôles. Sur un périmètre complet, nous aurions produit probablement une centaine de vidéos.
Et les gains ?
Comme évoqué en introduction, nous avons vu que les gains sont potentiellement très importants. Une meilleur maîtrise du processus sur l’ensemble de la chaîne se chiffre ici en millions d’euros par an :
- retards fournisseurs évités, permettant de garantir le planning de production, et donc une meilleure utilisation des bâtiments
- meilleure gestion des stocks, permettant d’abaisser les limites de sécurité et donc de diminuer l’en-cours financier immobilisé
- meilleur gestion des stocks permettant d’éviter des destructions de matières périmées.
En complément, sur la gestion de la documentation et de la formation, les économies sont tangibles. Plusieurs dizaines de documents et kits de formation peuvent être supprimés des systèmes. Ils peuvent alors être remplacés par le système combiné procédure & microlearning, moins coûteux à produire, à maintenir, et à utiliser par les acteurs du processus.
Ce sont encore ici plusieurs centaines de milliers d’euros par ans qui peuvent être économisés.