Dans ce projet qui a duré quelques semaines, nous devons aider le client à déployer une procédure supply chain harmonisée à l’échelle mondiale. Le scope est l’approvisionnement des matières premières, depuis la planification des commandes fournisseurs, jusqu’à la livraison des matières en bord de ligne de production. 12 sites dans le monde sont concernés.
Les enjeux se chiffrent en millions d’euros de stock à économiser, et une adhérence planning production améliorée. Donc un “delivery rate” amélioré aussi.
Retrouver le résumé du projet dans la vidéo ici :
Pour élaborer les procédure supply chain harmonisée, nous espérions partir en bottom-up, à partir des documents terrain existants.
Le périmètre englobe 12 sites dans le monde. Lorsque nous avons commencé notre travail, nous avons essayé d’inventorier les procédures traitant du sujet de l’approvisionnement des matières premières.
En fait, il y en avait tellement qu’il était impossible de toutes les référencer avec certitude. Donc, impossible a priori de déployer une procédure harmonisée en bottom-up.
Nous avons donc choisi une approche top-down, basée sur une approche processus. Nous avons délimité les bornes du processus qui nous intéressaient :
Nous avons ensuite identifié les grandes étapes de cette partie du processus supply chain, 8 au total. La première étape est la conversion des plans industriels en plans d’approvisionnement et échéanciers de commandes fournisseurs. La dernière étape est la livraison des matières en bord de ligne.
Cette vision high level du processus est fondamentale pour commencer un alignement des pratiques : on parle ainsi tous le même langage, et sur un même périmètre. Le terrain de jeu est délimité.
Nous nous sommes bien gardé à ce stade de décrire la procédure supply chain. C’était trop tôt…
Nous avons ensuite identifié 15 acteurs, des rôles, qui interviennent tout au long du processus supply chain.
Avec les mêmes méthodes que les Youtubeurs ou les publicitaires, nous avons ensuite identifié le contexte, les motivations et les peurs de chaque rôle. Ce point est fondamental pour la construction du microlearning.
Détaillons un peu ces points :
En fait, les deux derniers points, évidents dans le monde du marketing et de la publicité, sont particulièrement difficiles dans le monde feutré de l’entreprise. On n’ose pas aller imaginer les émotions de joie ou de peur provoquées par des tâches quotidiennes. Pourtant, si vous voulez que votre microlearning et votre procédure aient de l’impact, vous devez passer par là.
Nous avons ensuite consacré nos efforts sur 4 rôles en particulier. L’approche 20/80 nous guide dans ce choix : quels sont les 20% de rôles qui font 80% des actions et de la performance du processus.
Voilà une autre clé contre-intuitive ! En effet, nous n’avons pas fait une vidéo présentant la procédure supply chain. En fait, nous avons fait plusieurs vidéos selon la hiérarchie suivante :
Ici, nous avons rencontré une limite à notre travail. Idéalement, les contenus vidéos, associés aux exercices, auraient dû être approuvés comme des procédures classiques. Ils auraient dû être ensuite publiées dans le LMS (learning management system), avec un parcours d’apprentissage par rôle.
Mais les outils informatiques de notre client n’ont pas le niveau de maturité nécessaires pour réaliser cette dernière étape. Pourtant, elle reste fondamentale ! Grâce à cette étape, nous pouvons fusionner procédure et parcours d’apprentissage. Donc, simplifier la documentation, et donc faciliter l’exécution !
Notre travail a permis de mettre ces points en lumière et de prendre les bonnes décisions sur les évolutions à venir.
Nous avons réalisé ce travail en quelques semaines, avec des experts du processus supply chain. De leur côté, chaque expert a passé une à deux journée de travail avec nous.
Nous avons pu produire une vingtaine de vidéos, pour 4 rôles. Sur un périmètre complet, nous aurions produit probablement une centaine de vidéos.
Comme évoqué en introduction, nous avons vu que les gains sont potentiellement très importants. Une meilleur maîtrise du processus sur l’ensemble de la chaîne se chiffre ici en millions d’euros par an :
En complément, sur la gestion de la documentation et de la formation, les économies sont tangibles. Plusieurs dizaines de documents et kits de formation peuvent être supprimés des systèmes. Ils peuvent alors être remplacés par le système combiné procédure & microlearning, moins coûteux à produire, à maintenir, et à utiliser par les acteurs du processus.
Ce sont encore ici plusieurs centaines de milliers d’euros par ans qui peuvent être économisés.
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