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Comment améliorer la formation BPF (formation GMP).

March 12, 2021

La formation BPF : une formation mal exploitée par les laboratoires pharmaceutiques.

La formation BPF, bien qu’obligatoire, et bien qu’au cœur de l’industrie pharmaceutique, reste complètement archaïque dans sa forme et complètement inefficace sur le fond, dans la plupart des laboratoires pharmaceutiques.

La pratique courante consiste à former l’ensemble du site avec des messages uniques, le même pour tous les salariés, et la plupart du temps, cette formation se fait en salle. J’ai même entendu des opérationnels parlé de grand-messe BPF, ou parfois, elle est faite en e-learning, un power point pousse-bouton soporifique de 3 heures. Et à chaque fois qu’on parle de formation BPF sur un site, voilà quelques qualificatifs qui remontent, on dit que « c’est lourd à gérer… », « On le fait parce qu’il faut le faire… », les gens passent 3 heures pour ne rien en retenir. Mais au fond, derrière ces commentaires, il y a des vraies douleurs, et de vrais risques business…Le premier risque business est évident, c’est celui de « non-compliance ».

Croyez-vous vraiment qu’un message unique va impacter fortement l’ensemble de la population, alors que la réalité des collaborateurs est très différente, entre un opérateur de production et un pharmacien libérateur, ou entre un magasinier, et un cadre au labo de QC… C’est neurologiquement impossible qu’un seul message impacte 100% d’une population. Dès lors, un message mal émis à la base, pas assez ciblé, qui ne parle pas assez à son destinataire sera mal reçu, mal interprété, et ne marquera pas les esprits. Du coup, comment voulez-vous qu’un opérateur, un magasinier, ou un technicien de labo comprennent vraiment les impacts terrain des BPF ? Comment voulez-vous qu’un cadre comprenne sa responsabilité de manager au sens des BPF, si les messages ne sont pas dirigés dans ce sens ? De fait, des messages mal orientés, en étant mal compris, vont amener des écarts BPF, voire plus grave, des violations.

Un manque de connaissance vis à vis de la formation.

Le deuxième problème, consécutif au premier, c’est le manque de culture BPF et de toutes ses conséquences. À partir du moment où le message est massivement mal compris, chaque collaborateur va développer sa propre culture BPF, sa propre vision, il se fait sa propre idée des requis. Les conséquences sont désastreuses sur les équipes, une différence d’interprétation sur une exigence peut amener des tensions entre les équipes, ce qui est complètement contreproductif.

 Cela pose du coup des problèmes au quotidien, mais aussi pour l’intégration des nouveaux arrivants, qui peuvent se retrouver sur le même site, avec des interprétations différentes des BPF. Rien de mieux que pour les engager dans la voie de la violation BPF par ignorance… Avoir une formation BPF inefficace ne serait peut-être finalement un problème, ce ne serait peut-être pas si grave si elle ne coûtait rien.

Une formation coûteuse.

Or, ici, c’est très différent et c’est le troisième problème, le coût direct de la formation BPF est en général de 2 à 3 heures par salarié et par an, auquel il faut rajouter l’administration de cette formation, de l’ordre de 20% d’une personne. Mais ce n’est que la partie visible !

Les conséquences d’une formation BPF inadéquate, peu efficace sont aussi, une part des déviations commise liées à des défauts de formation, des défauts de maintenance des équipements, des défauts documentaires, ou autres. Mais aussi un risque possible lié aux conséquences éventuelles d’inspections un peu douloureuses, intimant un plan de remédiation par exemple .Sans compter les coûts de possibles rappels de lots, pour risque de contamination croisée non-maîtrisée. Et là du coup, en fait, quel que soit le coût, important ou pas, le non-respect des BPF est vraiment le risque le plus inacceptable que vous encourez.

La quadrature du cercle, en matière de formation BPF, est qu’elle doit être efficace, pour impacter durablement la culture qualité du site. Elle doit passer des messages clairs, compris de chacun pour son poste de travail, afin d’augmenter la culture BPF et le niveau de compliance, et elle doit coûter peu cher, tant dans son exécution, que grâce aux erreurs évitées.

En résumé, une bonne formation BPF, c’est une formation qui a un très fort impact, à moindre coût. Une telle formation permet à chaque personne de comprendre réellement l’esprit de la loi, et comment il peut respecter cette loi à son poste de travail et ainsi éviter de commettre par ignorance des erreurs coûteuses. Elle permet de créer une culture BPF harmonisée sur le site, et facilite ainsi la résolution des problèmes et l’intégration des nouveaux arrivants. Elle permet enfin d’être exécutée à moindre coût administratif. Cette formation existe maintenant, et je vais vous la décrire.

Qui suis-je et qui est Sinfony pour vous parler de formation BPF ?

Bonjour, je m’appelle Olivier DEPARDIEU, et je suis fondateur de Sinfony.

Améliorer la formation BPF grâce à la vidéo :

Sinfony améliore la performance des entreprises en supprimant les procédures Word de 50 pages que personne ne lit et en améliorant la formation Power Point que personne ne comprend. Grâce entre autres à l’usage de la vidéo, mais ATTENTION pas n’importe laquelle. Nous avons importé dans l’industrie les mêmes méthodes de transmission de message qui sont utilisées dans le web marketing.

 A titre personnel, j’ai près de 20 ans d’expérience dans le conseil en organisation dans l’industrie pharmaceutique, j’ai fait de très nombreuses missions d’amélioration de la documentation, de la formation, des dossiers de lot, mais aussi de la performance en production, au QC, des réorganisations QA, de l’amélioration du  processus de libération…J’ai travaillé dans plus de 300 missions de conseil, et je suis intervenu sur plus de 100 sites de production différents au cours de ma carrière. J’ai été plusieurs fois conférencier sur le sujet de la documentation et de la formation dans l’industrie pharma, notamment à l’ISPE à Las Vegas et à l’A3P à Biarritz. Cliquez ici pour accéder au site de l’ISPE et ici pour celui de l’A3P.

D’où nous est venu l’idée ?

L’idée de cette formation BPF que vous allez découvrir vient d’une discussion avec un labo, et de tests qu’on a faits il y a quelques année. On a essayé d’appliquer les principes du web marketing à quelques chapitres des BPF dans le labo en question. Le rendu était largement perfectible, mais déjà les retours terrain étaient bons. Puis le dossier a été mis en sommeil, tant du côté du client que du nôtre jusqu’à ce que l’on se rende compte que l’une des vidéos de Sinfony les plus vues sur  Youtube concernait justement la formation BPF. 

Alors, avec mes associés, nous avons décidé  de reprendre le dossier, et de se dire « Cette fois, on le fait pour de bon… ! ». Nous avons fait une conférence à l’A3P en Belgique qui a eu un écho extrêmement favorable. Mais comment être sûr d’aller dans la bonne direction sur le fond ? Comment être certain de cibler une interprétation des BPF qui tienne la route ?Et comment être sûr que ce que l’on va produire correspond au besoin terrain des labos ?

Nous avons trouvé la réponse en questionnant nos prospects et clients et leur avons proposé un mastermind dont l’objectif était de concevoir cette formation BPF. Les conditions étaient simples: le labo participe au mastermind à hauteur de 4 jours home pour échanger sur le fond, et en échange, il bénéficie à prix extrêmement compétitif du rendu final de la formation, c’est-à-dire, toutes les vidéos ainsi que l’accès à tous les fichiers sources ayant servi aux vidéos. Il peut ainsi s’il souhaite, en faire une version customisée. 4 labos d’envergure internationale ont accepté de participer.

Les principes du micro-learning introduite dans notre formation BPF :

Cette formation cherche réellement à être efficace et à moindre coût, elle est construite sur les principes du micro-learning, c’est-à-dire que les modules sont très courts, ils doivent pouvoir être consultés dans différentes circonstances, y compris  par des personnes ayant très peu de temps. Elle est en fait constituée de vidéos, dont la plus longue fait 7 minutes. Les vidéos sont sous-titrées pour pouvoir être vues même en environnement bruyant. Chaque vidéo est accompagnée d’un quiz spécifique, et d’un exercice concret, que la personne doit faire sur le terrain. Les vidéos sont faites pour être vues sur smartphone ou en salle.

Le principe de base de cette formation c’est d’avoir une vidéo par chapitre et par profil. Nous avons identifié 4 profils, répartis sur 4 niveaux, dont vous pourrez retrouver la correspondance dans votre organisation. Nous avons procédé par niveau pour assurer la flexibilité dont chaque labo a besoin en regard de son organisation interne.

Les 4 niveaux sont :

Niveau 4 : Membres du comité de direction et N-1.

Niveau 3 : Superviseurs de premier niveau.

Niveau 2 : Personnels de terrain en contact direct avec le produit.

Niveau 1 : Tous les autres y compris les visiteurs.

Nous avons produit 28 vidéos pour les 9 chapitres de la partie 1. Certaines vidéos utilisées pour plusieurs profils, nous avons aussi produits 3 vidéos de refresh annuel. Les vidéos de refresh couvrent un thème sur par vidéo et rappellent ce que dit chacun des 9 chapitres de la partie 1 des BPF sur ce thème. Chaque vidéo a fait l’objet d’une interprétation particulière de chaque chapitre  sous l’angle du profil ciblé.

Nous sommes réellement rentrés dans la peau de notre cible, qu’on appelle un avatar, pour aller chercher les leviers psychologiques qui font qu’il va être impacté par le message. Chaque vidéo a ensuite été construite en respectant les structures de messages qui fonctionnent dans la publicité et le web marketing.

Cette construction comprend :

  • Le script lui-même, donc l’ordre dans lequel les idées arrivent.
  • Le copywriting qui consiste à rédiger des messages pour qu’ils soient compris
  • La conception du PowerPoint dans lequel le speaker est incrusté.

Le tournage a été fait dans nos locaux avec une technologie de tournage sur fond vert, sans montage qui permet de tourner et  retourner autant de fois que l’on veut les vidéos, à coût très faible. Cela a permis de faire plusieurs versions des vidéos pour arriver à un produit qui satisfasse pleinement les labos participants au mastermind.

De l’avis général des 4 labos présents et des quelques autres auprès de qui nous avons testé le produit, les contenus sont tellement bien faits et précis, qu’ils sont suffisants et n’ont pas besoin finalement d’être customisés par le labo. Cliquez ici et testez gratuitement notre formation BPF !

Les participants au mastermind vont tous les 4 utiliser directement les contenus pour leur site. En revanche, les capacités de diffusion varient fortement d’un labo à l’autre. Certains ont un LMS, d’autres vont en avoir un, et d’autres ne sont pas équipés, et nous devions traiter ce point pour la mise à disposition des contenus. Aussi côté Sinfony, nous avons pensé à vous proposer tous les cas de figure possibles : Nous sommes capables de vous mettre à disposition la formation dans notre propre LMS avec une instance spécifique, qui vous est réservée. En fait, au lieu d’acheter la formation, vous achetez l’usage de la formation, avec les 4  parcours, avec la garantie qu’elle sera toujours à jour, car nous nous engageons, avec un processus de change control de faire évoluer les contenus pour qu’ils soient toujours à jour.

Vous avez aussi la garantie de traçabilité de toutes vos données de formation, pour savoir exactement qui a été formé à quel module. C’est notre option STANDARD HEBERGEE. Si vous avez besoin de parcours spécifiques qui sont des combinaisons entre les contenus des 4 parcours de base, c’est aussi possible. Nous paramétrons cela avec vous dans votre instance de notre LMS. Et c’est parti ! Vous bénéficiez des mêmes garanties de mise à jour et de traçabilité que l’option STANDARD, mais avec des parcours customisés. Nous appelons cette solution à l’usage « CUSTOMISEE HEBERGEE »,  mais vous pourriez vouloir allez plus loin, et vouloir intégrer les parcours dans votre propre LMS, et les compléter avec des contenus qui vous sont propres, c’est aussi possible de deux manières.

  • La première manière: nous connectons notre LMS au vôtre, pour que les parcours apparaissent en toute transparence dans votre LMS. Vous gardez ainsi l’intérêt de la formule « CUSTOMISEE HEBERGEE », avec les parcours customisés, la garantie de mise à jour et de traçabilité mais avec un plus grand confort pour vos utilisateurs, puisqu’ils ne changent pas d’outil. Nous appelons cette solution à l’usage, INTEGRABLE dans votre LMS.
  • La deuxième manière: vous pouvez acheter les contenus vidéos et les quiz, avec une marque de licence placée sur les vidéos, qui évitera que la vidéo ne se retrouve malencontreusement sur une playlist YouTube. Vous avez alors l’opportunité d’utiliser votre LMS et de faire des parcours customisés. Mais dans ce cas, malheureusement, vous perdez la garantie de mise à jour, qui devient alors votre responsabilité, et la traçabilité devient aussi alors votre responsabilité. La meilleure manière de vous  convaincre du bienfondé de notre produit, c’est d’essayer !Nous avons paramétré le chapitre 4  dans notre LMS. Vous verrez la différence entre les différents niveaux de 4 à 1.Vous pouvez gratuitement accéder à ce chapitre 4 pendant 7 jours. Pour cela, il vous suffit de remplir vos coordonnées en bas de la page et une fois toutes vos coordonnées renseignées, vous recevrez un Email réglementaire de confirmation d’inscription, puis l’accès à notre plateforme LMS. 7 jours c’est largement c’est largement suffisant pour vous faire une idée de la puissance de ce que Sinfony propose. Vous pouvez  aussi cliquez sur « demander un devis », et une fois vos coordonnées renseignées, nous prendrons contact avec vous par téléphone pour comprendre vraiment votre situation, et vous fournir le tarif adapté. Je vous remercie de m’avoir suivi, et je vous retrouve au téléphone, ou dans le chapitre 4. 


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